【業務システム】公用車運転記録

こんにちは!トラストバンク パブリテック事業部 カスタマーサクセスチームの井上です。

 

今回は、LoGoフォームの活用事例についてご紹介します。

LoGoフォームと言えば、まずは住民アンケートや申し込みフォームの使い方を思い浮かべるかもしれませんが、実は庁内でも便利にお使いいただけます!

ということで、本日は庁内の業務システムでの活用事例の紹介です。

 

住民向けのアンケートの活用事例はこちら

 

今回ご紹介するのは奈良県橿原市様「公用車運転記録」の事例です。

これまで紙への記入で行ってきた公用車の管理をLoGoフォームに置き換えていただきました。

これまでは、自治体職員が公用車に乗る際と乗り終わった際に、各公用車に備え付けの運転記録の用紙に行先・目的や走行距離等を毎回手書きで記入し、それを管理する部署に提出するという手続きを取っていました。

多くの自治体でもこのような管理をされているところは多いとは思いますが、紙で行っていた時代には以下のような課題があったそうです。

 

<課題>

・記入漏れが多い

・走行記録の計算間違いが多い

・運転記録をまとめてデータ化することが大変

 

計算も必要だと、どうしても間違いは出てしまいますよね。。

記入する方も集計してまとめる方も大変そうです。

 

そこで、解決策としてLoGoフォームを使っていただきました!

公用車運転記録フォームを作成し、該当する公用車にQRコードを設置。公用車の利用終了時に、QRコードを読み取り、スマホから入力るようにしました。

 

 QRコードを撮影している人のイラスト(男性)

 

こういうイメージですね。QRコードを読み取るとフォームに遷移します。

 

その場ですぐ入力できるのは便利ですよね。忙しいと記入を忘れてしまうこともありますが、その場で入力できれば忘れることもなく、あとで時間を取らなくて済みます。

 

LoGoフォームで記録を取ることによって大きな効果が出たそうです。

<効果>

・記入漏れが減少

・走行記録の計算間違いが減少

・入力された記録はリアルタイムで集計されるので担当職員の作業時間を削減

 

実際の公用車運転記録フォームの画面です。スマホから入力するときはこのように見えます。

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すっきりとしていてわかりやすいですね。

 

本フォームは11項目で構成されており、作成時間はわずか30分だったそうです!

 

管理のために記録を残さないといけない業務が多いので、他の業務でもLoGoフォームに置き換えて記録管理ができそうですね。まだ発見していないLoGoフォームの使い方を発見できそうですね。ぜひ様々な場面で利用してみてください。

 

今回使用したパーツ

  • テキスト入力(1行)
  • 数字入力
  • ラジオボタン(1つ選択)
  • プルダウン(1つ選択)
  • 日付選択