個人SNSの業務利用 本当に大丈夫?

皆さん、こんにちは!トラストバンク パブリテック事業部の田頭(たがしら)です。

 

私たちは日ごろ、LoGoチャットをご導入いただいた際に、説明会などを通じ、職員の皆さんとお話しさせていただく機会があります。その中で「〇〇メッセンジャーでは全員友達登録をして課内連絡網でも使っているのに、なぜわざわざ専用のツールに切り替えるの?」という声もちらほら聞こえてきます。

 

そこで今日は、個人SNSを仕事や業務で利用することについて考えていきたいと思います。

 

  

とても便利なSNS。つい業務で使っていませんか?

私生活では、家族と友達と、気軽に楽しく繋がることができるチャットをはじめとしたSNS。スマホが普及し、その便利さから、つい、仕事でも部署でグループを作って緊急連絡網を作ったり、出先からちょっと上長に相談したり。意外とそのような方は多いかもしれません。

 

「個人情報や大事な情報は載せないし、ちょっとした連絡に使っているだけだから。何かあっても個人の責任じゃないの?」と思っていても、実はその情報の重要性は個人ではなかなか判断がつかなかったり、何かトラブルがあったときには、個人の責任にとどまらず、自治体としての管理責任が問われたりするでしょう。

 

個人SNSを業務で使うことによるリスク

まず挙げられるのは「誤送信」による情報漏洩です。1つのアプリの中に、私生活の「友達」と仕事の「友達(同僚)」が混在している状態では、課のグループで伝えようと思った業務上の報告などを、友達のいるグループに誤って投稿してしまうなど、簡単に情報漏洩が起こりえます。個人SNS用アプリでは、一度投稿したものは一定の条件下でないと削除できないものもあります。ちょっとした操作ミスで情報漏洩が起きてしまう可能性があるのです。

 

次に最近また多くなっている「アカウントの乗っ取り」です。悪意のある他人によりアカウントを乗っ取られ、なりすましによる被害や、過去の業務でのやり取りを盗み取られることによる情報漏洩が起きることも考えられます。こういったことが起きた場合、個人のSNSなので管理者によるアカウント凍結などの措置が取れず、長く放置され、被害が拡大してしまうことも懸念されます。

 

こういった被害が不幸にも起こってしまった場合には、正確な状況把握と迅速な対応・報告が必須ですが、個人のSNSではどういった情報がやり取りされていたのかといったログの確認や、誰が使っているのかといった状況の把握も十分にすることができません

 

また、こういった事態を起こさないためにも、各人が端末やアプリにロックをかけたり、業務で利用するデータは端末に保存しないといった対策が必要ですが、個人のSNSの管理はあくまでその個人のセキュリティへの意識の高さにゆだねられてしまい、本当に必要な対策を全員が取れる状態になるのは難しいのが現状です。

 

安心して使えるツールを

では、なぜこのような危険をはらみながらも、個人のSNSを使ってしまうのでしょうか。それは皆さんが仕事熱心であり、多忙な毎日を少しでも効率的に仕事を進め、住民の皆さんの役に立ちたいと考えているからだと思います。ちょっと危険はあるかもしれない。でも、気を付けつつ、効率的に仕事をするために使おう、、、。

 

そういった熱意ある職員の皆さんを、ちょっとしたミスで起こりうる危険から守り、さらに安心して仕事を進めてもらえるように、きちんと対策をとることのできる、LoGoチャットなどの組織として管理できるツールをご用意いただき、役立てていただきたいと考えています。

 

LoGoチャットでできるセキュリティ対策

LoGoチャットでは、どのような対策をとれるのか、いくつか機能をここでご紹介させていただきます。

 

① 認証コードの発行による、利用者の把握

LoGoチャットでは、スマホアプリからアクセスするための認証コードを発行することができます。これをご利用いただくことで、誰がスマホからアクセスするのか、を常に管理者が把握することが可能です。

 

② アカウントロックによる利用凍結

認証コードを発行したスマホ端末が、もしも紛失や盗難の被害にあった場合、管理者が該当端末のアプリをロックすることで、情報漏洩を防ぐことができます。

 

③ ログのエクスポート機能

全ルームのトーク履歴やファイルを管理者(注:所有者権限)は抽出できるため、いざという時の調査を行うことができます。

 

④ 端末へのファイル保存を禁止

例えばiOS、Android OSのスマホ・タブレット端末では、添付されたファイルを端末内にダウンロードさせないなど、アプリの種類毎に端末内へのファイル保存の制限をかけることができます。

 

⑤ 画面ショット(スクリーンショット)の制限・禁止

スマホアプリでの画面ショットを制限・禁止する仕組みがあるため、トーク自体の情報漏洩も、極力防ぐことができます。

 

 

公認のツールを使って安心して便利に使いましょう

個人SNSを使うことによる危険性について、ここまでお話をさせていただきましたが、チャットなどのSNSは、今や世界的に仕事には欠かせないツールとなっています。

 

私たちも、職員の皆さんが安心して、かつ、こんなに便利になった!仕事がもっと楽しくなった!と思っていただけるツールを目指して、皆さんと一緒にLoGoチャットを成長させていきたいとおもいます。