ボットを活用してみよう!【問合せ受付ボット】

みなさんこんにちは、トラストバンク パブリテック事業部 カスタマーサクセスチームの原田です。

今回は、多方面からの問い合わせを集約するときに便利な【問い合わせ受付ボット】についてご紹介します。

 

問合せ受付ボットとは?

問合せ受付ボットを使うと、庁内の問合せを専用のトークルームに集約でき、集約したルームからボットを通じて回答することができます。庁内で一日に何件にもなる問合せを、各個人で対応するとかなり煩雑になり手間がかかりますが、問合せボットを使うことで、問合せ口をまとめ、部・課・係ごとで対応することが可能です。

 

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使う前の準備☞問合せを受け付けるためのトークルームを準備しよう

①まず問合せを受ける側のメンバーと問合せ受付ボットを入れたトークルームを作成します。

※現在、使っているトークルームに追加も可能です。

 

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②「問合せ受付ボット」を追加すると自動で以下のメッセージが表示されます。

 

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③問合せ受付用のトークルームに名前を付けます。

ルーム名を「#(半角シャープ)」で囲みます。

※わかりやすく「課」や「業務別」の名前にします。

例)#情報政策課問合せ# #年末調整問合せ#

 

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これで準備OKです!

 

問合わせてみよう

①問合せ受付ボットを含めたトークルームを作成

グループトークから問合せる場合は、現在使っているトークルームに問合せ受付ボットを追加。もしくは[トークを始める]をクリック→「問合せ受付ボット」とメンバーを選択してトークルームを作成

個人で問合せる場合は、問合せ受付ボットと自分のトークルームを作成

注意:問合せをする側・受け付ける側の両方のトークルームに「問合せボット」がいないと成立しません!

 

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②ボットを追加すると自動で以下のメッセージが表示されます。

[問合せします]をクリックすると、事前に用意した問合せ受付用のトークルーム名が表示されるので、問合せをしたい先を選択します。

 

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目当てのルームが表示されていない場合は[回答先をすべて表示]で確認するか、ルーム名がわかっている時は「#健康福祉課問合せ#」などと直接メッセージを入力して送信します。

 

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③トークルームを選択(もしくは入力して送信)すると、下記のメッセージが返ってくるので、問合せ内容を入力し、[送信]を押します。

 

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 このメッセージが表示されたら問合せ完了です! 回答も問合せをしたルームへ届きます。

 

問合わせに回答してみよう

問合せがあると、用意した受付ルームに内容が届きます。

グループトークからの問合せの場合は、

最初にトークルーム名を「」で囲んで入力後、改行して回答を入力

個人の問い合わせの場合は、

メンションを付け、同じく改行して回答を入力

メンションを付ける際は、「@@」と入力後、氏名を検索すると簡単に入力できます。

 

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グループトークルームの場合は、

グループトークルーム「☓☓☓」に以下の回答を行います。よろしいですか?

というメッセージが出てくるので、[送信する]をクリックすると、回答が送信されます。

個人の場合も同様のメッセージが出るので、同じく[送信する]をクリックします。

 

完了メッセージが出たら、回答完了です。

 

問合わせ受付ボットを使うと、問合せを集約出来て便利なだけでなく、問合せ対応に当たるチーム全体で即座に内容について把握でき、手が空いている人が対応できるので効率化につながりますし、対応方法の知見もたまっていきます。

使い方に慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、ぜひ活用してみてください!

▼ボットお申込み方法▼

問合せ受付ボットのお申込み方法については、トラストバンクもしくは販売パートナーにお問い合わせください。 ※一つのボット使用につき1アカウントを消費します。