みなさんこんにちは、トラストバンク パブリテック事業部 カスタマーサクセスチームの原田です。
今回は、多方面からの問い合わせを集約するときに便利な【問い合わせ受付ボット】についてご紹介します。
問合せ受付ボットとは？
問合せ受付ボットを使うと、庁内の問合せを専用のトークルームに集約でき、集約したルームからボットを通じて回答することができます。庁内で一日に何件にもなる問合せを、各個人で対応するとかなり煩雑になり手間がかかりますが、問合せボットを使うことで、問合せ口をまとめ、部・課・係ごとで対応することが可能です。
使う前の準備☞問合せを受け付けるためのトークルームを準備しよう
①まず問合せを受ける側のメンバーと問合せ受付ボットを入れたトークルームを作成します。
※現在、使っているトークルームに追加も可能です。
②「問合せ受付ボット」を追加すると自動で以下のメッセージが表示されます。
③問合せ受付用のトークルームに名前を付けます。
ルーム名を「#（半角シャープ）」で囲みます。
※わかりやすく「課」や「業務別」の名前にします。
例）＃情報政策課問合せ＃ ＃年末調整問合せ＃
これで準備OKです！
問合わせてみよう
①問合せ受付ボットを含めたトークルームを作成
グループトークから問合せる場合は、現在使っているトークルームに問合せ受付ボットを追加。もしくは［トークを始める］をクリック→「問合せ受付ボット」とメンバーを選択してトークルームを作成
個人で問合せる場合は、問合せ受付ボットと自分のトークルームを作成
注意：問合せをする側・受け付ける側の両方のトークルームに「問合せボット」がいないと成立しません！
②ボットを追加すると自動で以下のメッセージが表示されます。
［問合せします］をクリックすると、事前に用意した問合せ受付用のトークルーム名が表示されるので、問合せをしたい先を選択します。
目当てのルームが表示されていない場合は［回答先をすべて表示］で確認するか、ルーム名がわかっている時は「＃健康福祉課問合せ＃」などと直接メッセージを入力して送信します。
③トークルームを選択（もしくは入力して送信）すると、下記のメッセージが返ってくるので、問合せ内容を入力し、［送信］を押します。
このメッセージが表示されたら問合せ完了です！ 回答も問合せをしたルームへ届きます。
問合わせに回答してみよう
問合せがあると、用意した受付ルームに内容が届きます。
グループトークからの問合せの場合は、
最初にトークルーム名を「」で囲んで入力後、改行して回答を入力
個人の問い合わせの場合は、
メンションを付け、同じく改行して回答を入力
メンションを付ける際は、「＠＠」と入力後、氏名を検索すると簡単に入力できます。
指示に従って回答を入力すると、グループトークルームの場合は、
グループトークルーム「☓☓☓」に以下の回答を行います。よろしいですか？
というメッセージが出てくるので、［送信する］をクリックすると、回答が送信されます。
個人の場合も同様のメッセージが出るので、同じく［送信する］をクリックします。
完了メッセージが出たら、回答完了です。
問合わせ受付ボットを使うと、問合せを集約出来て便利なだけでなく、問合せ対応に当たるチーム全体で即座に内容について把握でき、手が空いている人が対応できるので効率化につながりますし、対応方法の知見もたまっていきます。
使い方に慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、ぜひ活用してみてください！
▼ボットお申込み方法▼
問合せ受付ボットのお申込み方法については、トラストバンクもしくは販売パートナーにお問い合わせください。 ※一つのボット使用につき１アカウントを消費します。
▼その他ボットの紹介記事はこちら▼
