グループウェアとLoGoチャットの使い分け方

皆さん、こんにちは。トラストバンク パブリテック事業部 カスタマーサクセスチームの佐野と申します。

最近、LoGoチャットの導入を検討されている多くの自治体のご担当者さまとお話させていただく機会があります。

そんな中で非常に多く挙がる話題が、グループウェアとLoGoチャットの使い分けに関するお話です。

「うちには既存のグループウェアがあるからビジネスチャットは間に合っている」「グループウェアとビジネスチャットの使い分けが上手くいかない」「ビジネスチャットがどんな場面で使えるのかわからない」と多くのお言葉をいただいております。

今回はグループウェアと自治体専用のビジネスチャットであるLoGoチャットの使い分けについて、皆さんと一緒に考えていきたいと思います。

 

 

そもそもグループウェアって?どんな風に使われているの?

グループウェアとは、メール/メッセージ/掲示板/スケジュール/ワークフロー/予約機能等々を包含した、情報共有やコミュニケーションの効率を上げるためのツールです。

特定の方と連絡を取りたい場合はメールやメッセージ機能を用いてやり取りできますし、組織やグループ全体に周知したいときには掲示板機能を用いることができます。

それ以外にも、同じ課・係の皆さんとイベントの予定や自身の予定を共有でき、非常に便利ですよね。

 

とはいえ、庁内の皆さんとのコミュニケーションでは、「お疲れ様です。●●課△△係の~~~」とメールやメッセージを打つのを面倒に感じたり、メッセージを送っても相手が見てくれたかわからず不安になったりということがあるので、リアルタイムの双方向のコミュニケーションでの利用用途ではあまり使われず、通達の確認(掲示板機能)や予定の確認(スケジュール機能)のみに限定して使用している方も多いのではないでしょうか。

 

グループウェアに全く情報を登録しない職員様もいらっしゃるという話やグループウェアを確認するのが朝・昼・晩の3回になってしまい、なかなか利用されないという話もよく聞きます。(実際にグループウェアって皆さんどれぐらいの頻度で確認していますか?)

 

こういったお話をお聞きしていて、グループウェアは決まったことを正式で広範に情報共有することができる一方で、日々のコミュニケーション(口頭や電話でしているような内容)の効率化には効果を発揮していないのでは?と感じました。

LoGoチャットって?どんな風に使うの?

LoGoチャットとは、LGWANとインターネット両方の環境から使用できる自治体専用ビジネスチャットツールです。

 

チャットツールということだけあって、LoGoチャットを利用している職員同士であれば、トークルームを1つ立ち上げるだけで迅速に簡単にやり取りができます。

近くの相手とも離れた相手とも、すぐにチャット上でつながることができるため、これまで口頭や電話で行っていた、報告・連絡・相談や情報共有、ディスカッションなどをチャットに置き換えることができます。

 

それ以外にも、電話の架電メモを作成する代わりにチャットで連絡したり、関係者は沢山いるものの、対面で話さなくとも議論できる内容の会議をチャットで行ってみたり、といった活用事例をよくうかがいます。

 

チャットを受け取る側も自分の都合の良いタイミングで返答でき、既読/未読機能があるので、送る側は送る側で相手が確認してくれたかも瞬時にわかり、安心できます。

 

皆さんもプライベートで日常的にチャットツールを利用されるようになっているので、その便利さは実感して頂けるのではないでしょうか。

(既読ついたけど返信こない、、と不安になることも多いですが笑)

 

とはいえ、チャットツールも万能ではありません。チャットで日々コミュニケーションをとっていると、「え、こんなところで決まってたの、しっかり教えてよ!」「いやいや、既読になってたじゃん!」といったことも起こりがちです。

 

チャットツールは日々のコミュニケーションを効率的にできる一方で、決まったことを正式に広範に情報共有するためには、運用ルールをしっかりと定める必要があります。


結局、グループウェアとLoGoチャットをどう使い分けるの?

ここまで読んでいただいたみなさんは既にお気づきかと思いますが、グループウェアとLoGoチャットは”競合”するものではなく、”共存”するものです。

グループウェアにあるメリット・デメリット、そしてLoGoチャットにあるメリット・デメリットを双方を組み合わせて活用することで、デメリットを克服し、メリットを最大化できるのです。

 

つまり、、【グループウェア×LoGoチャット⇒コミュニケーション効率のさらなる向上】ということです。

 

日々のコミュニケーションや相談や協議はLoGoチャットで行い、決まったことを正式で広範に情報共有する際にはグループウェアを利用する。

時間軸で言えば恒常的に開いているものがLoGoチャット、定点的に開くのがグループウェアといったイメージですね。

(もちろんLoGoチャットのトークルームの作り方やノート機能の活用方法で決まったことを正式に周知することも可能です)

グループウェアとの棲み分けについてはこちらの記事でも紹介しております。

LoGoチャットのサービス紹介内の従来型ツールとのすみわけ

最後に

グループウェアもLoGoチャットも使い始めが肝心で、はじめに徹底的に使うようになっていないと、ついこれまでの通りの口頭でのコミュニケーションや電話に戻りがちです。

 

そんなときは、自身が口頭や電話で話をされた際を振り返ってみてください。

声を掛けられ、「いま忙しいんだから後にしてよ・・・」「え、そんな急ぎでもないこと今話す・・・?」と心の中にぼそっとつぶやいたことや、電話連絡の後に「そんなこといったっけ?」「さっき電話で伝えたのに・・・」「え、その話、聞いていないんですけど」とかちょっとした揉め事が発生したことあるのではないでしょうか。

 

もちろん緊急事項や重要事項など、口頭や電話のほうが良いケースはありますが、必ずしもすべてではないはずです。自身そして周囲の方々にも定着するまで、やはり時間はかかってしまいますので、つい戻りたくなる気持ちは我慢して、ぜひ活用し続けてください。