【LoGoチャット導入事例】鹿児島県奄美市 課内だけでなく部署横断のコミュニケーション、外部とのやりとりにも活用

奄美大島の北部に位置し、奄美群島の拠点都市となる鹿児島県奄美市。

同市では、部署内のコミュニケーションだけでなく、外部の業者とのやり取りなどさまざまな場面でLoGoチャットを活用していただいています。LoGoチャットを使いやすくするためのちょっとした工夫にも注目です。(取材日:令和3年8月5日)

 

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お話をうかがった方

デジタル戦略課 押川裕也氏(写真左)

デジタル戦略課 森田侑子氏(写真右)

 

鹿児島県奄美市

◆人口:42,191人(令和3年7月末現在)

◆世帯数:23,702世帯(令和3年7月末現在)

◆予算規模:315億2,435万7千円(令和3年度当初)

◆面積:306.2km²

 

■ デジタル戦略課の業務について教えてください。

デジタル戦略課は、地域も含めた庁内外のデジタル化を推進する部署です。庁内の情報化推進やマイナンバー関連業務を担当していた部署と、地域のデジタル化を担当する部署を統合する形で、2021年4月に新設されました。

 

■ LoGoチャットを導入した理由や背景について伺えますか。

LoGoチャットのプレスリリースを見て、LGWANとインターネットの双方から利用できる点にいちばんの魅力を感じたためです。2020年の2月に無料トライアルを開始し、2020年5月には全庁へ展開しました。導入以前は職員同士の連絡用に別のチャットツールを利用していたのですが、個人のスマートフォンを使わなければならず、災害時の避難所などではスマートフォンを私的に利用をしていると住民の方から勘違いされてしまうこともしばしばありました。現在では、LGWANの専用端末からチャットを利用することができています。

 

■ 現在ではLoGoチャットをどのように活用されていますか。

話題や所属によってトークルームを分けてやり取りを行っています。たとえば、決算書の作成作業に関する会計課のトークルームでは、進捗状況やスケジュール管理、情報共有に利用していますし、各課や学校への定期監査の際には、現場での指摘状況をトークルームを通して課全体に共有しています。また、かつては紙やメール添付で回覧していた情報もトークルームで共有するようにしたことで、情報伝達状況がわかるようになり、コミュニケーションが非常にスムーズになりました。

 

新型コロナウイルスのワクチン接種対応にも活用できています。接種会場でワクチンの余剰が発生しそうな場合、担当者がトークルームに必要人数を通知し、それに対して対応可能な職員名を報告することで、無駄が出ないよう工夫をしています。

 

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新型コロナワクチン接種待機者用トークルーム

 

部門横断のコミュニケーションもしやすく助かっています。複数課の職員からなる押印見直しのプロジェクトチームでは、随時、他市の状況に関する資料を共有しているほか、スケジュールの確認や全庁配布資料の事前確認などに使っています。

 

さらには、RPA導入に関する業者をデジタル戦略課がゲストユーザーとして招待し、ノートで全体スケジュールを共有したり、細かな連絡を取ったりなど、外部とのやりとりにも利用しています。LGWAN側の端末からでも外部と気軽にやり取りできる点は、とてもありがたいですね。

 

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RPA導入支援業務関係のトークルーム

 

また、奄美市災害対策本部のトークルームは、161名(2021年8月4日現在)が参加する奄美市最大のトークルームです。関係職員による現場や避難所の写真添付での状況報告、スピードが求められる各所への指示などに活用しています。

 

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奄美市災害対策本部のトークルーム

 

■ さまざまな場面で活用されていますが、利用にあたって何か工夫されていることはありますか。

検索性が良くなるよう、情報が混在しないための工夫をしています。トークルームが増えてきた際には、アイコンを色分けしたり単純化したりすることで、視認しやすいようにしました。

また、各人のプロフィールのアイコンに「午前休」や「在宅勤務」などとステータスを入れるようにすることで、その人の勤務状況を一目でわかるようにする試みも行っています。

 

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勤務状態に合わせてアイコン画像を使い分ける工夫も

 

■ どのような導入メリットを実感されていますか。

会議の効率化を実現できたことは大きいと思います。もともと会議室の数が少なく、従来は部屋の予約自体が困難というような状況でしたが、現在では、チャット上に事前資料を送付し疑問点があればその場のやり取りのなかで解消するようにしたことで、顔をあわせて行う会議は15分程度で済むようになるなど、無駄な会議を減らすことができています。また、電話や口頭の打ち合わせでは履歴が残りませんが、チャットでのコミュニケーションがベースにあると、文字として記録に残っているうえに検索性も高く、その後の業務が進めやすくなります。

 

さらに、電話応対での不在時の伝言や休暇時の連絡など、日常的なコミュニケーションにおける不便が解消されたことで、職員からも「地味に便利だよね」という声をよく聞くようになりました。スタンプを使って簡単に返事が返せたり、感情を表したりできるのも便利です。

 

■ 庁内での浸透においてお困りになったことや工夫したことはありますか。

特に工夫をしたわけでなく、アプリのインストール方法や利用マニュアルを配布しただけですが、かなりの数の職員が活用してくれています。多くの職員はプライベートでもチャットツールを使っており、チャットの便利さを理解しているので、ビジネスに利用するイメージが湧きやすかったのだと思います。総務部長からトップダウンで働き方改革のメッセージが発信されていたことも、浸透が進んだ大きな要因の1つだったのではないでしょうか。

 

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■ LoGoチャットの利用にあたって何かルールを設定されていますか。

課および係のトークルームはマストで作成しています。また、個人情報を扱う場合などには一部制限を設けていますが、なるべくLoGoチャットを利用してもらうことを優先させるため、基本的には自由に使っていただいています。

 

■ 導入したLoGoチャットを今後、どのように活用していきますか。

テレワークへの活用ですね。2021年4月より、デジタル戦略課と総務部で限定的にテレワークの実証実験を進めています。課題を解消しつつ、勤務形態や就業規則を整備していくことで、全庁に展開していきたいです。

また、LoGoチャットには職員に知られていない機能もまだ多くあります。そうした機能の利用を促すための施策にも取り組んでいく予定です。

★奄美市様のご厚意により、実際のトークルーム例や活用例が載っている資料のご提供が可能です。ご希望の方は、サポートルームよりお問い合わせくださいませ。

 

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