DX推進の機運や新型コロナウイルスの流行に伴い、テレワークの導入や利用拡大を推進している自治体様が増えてきているのではないでしょうか。
今回は、「LoGoチャットがあるのでテレワーク時もストレスなく業務が行えます！」といったお声を多数頂いたので、自治体様からうかがったテレワーク環境でのLoGoチャット活用シーンや、利用時のポイントについてご紹介したいと思います。
テレワークでの活用シーンいろいろ
1.報連相での活用
A市役所情報政策課の場合・・
現在テレワークは試験導入中です。テレワーク専用端末を貸し出し、JLISのテレワークシステムを利用しているので、IPアドレス制限をかけたまま使用できています。勤務場所がバラバラなので、業務の開始終了の連絡について、LoGoチャットで行うようにルール化しています。職員から、他課からの問合せについて、庁内にいるのと変わらない感覚で問合せ対応ができたという声が挙がっています。
B市役所業務改善プロジェクトの場合・・
プロジェクトの報連相について、出庁組と在宅勤務組で情報格差が発生しないように、専用のトークルーム内でやりとりするルールにしています。チャットだと自分以外の担当のタスクの進捗も見える化でき、チーム全体の進捗が把握しやすくなりました。決定事項などの振り返りもしやすくて助かっています。
C町役場財政課の場合・・
無害化ボットのおかげで、在宅勤務時も庁内にいる時と同様に資料のやり取りができるので便利です。
2.朝礼や朝夕の日報をLoGoチャットで実施
B県庁デジタル推進課の場合・・
時差出勤やリモートワークなどで朝礼時に不在の職員もいるため、朝と夜の日報について、LoGoチャットで実施するようになりました。
3.簡単な会議をチャットに置き換え
D村役場の場合・・
分散勤務や在宅勤務者が増えると対面での会議の日程調整が難しいため、対面で実施する必要がない意見出しなどは、議題をノートで共有し、期日までに案や意見を記載する運用にしました。不必要な会議がなくなり、会議時間も短縮されました！
意見出しの時間を長く取ることができ、あらかじめ他のメンバーの意見も目にできるので、会議の質の向上にもつながったと感じています。
4.稟議・決裁での活用
E市役所総務課の場合・・
承認ルームを作り、上長や自分がテレワークを実施する際も稟議申請を滞りなく行えています。
導入で実感したメリット
☞電話やメールをするのには躊躇してしまうことも、チャットで気軽に連絡できるので便利です！
☞資料の受け渡しもスムーズにでき、庁内で喋っている感覚で連絡・相談が出来た。
☞LoGoチャットなくしては仕事が成り立たない状況です。
テレワークを円滑にするための工夫
☞テレワークや分散勤務で誰がどこにいるか分かりにくい状況なので、ノートにその日の勤務場所を記入して、メンバー内で居場所を確認できるようにした。
☞テレワークの日は名前を「山田太郎 ●月✕日テレワーク中」とテレワーク中であることがわかるように、名前を変更するルールにしている。
本記事の内容をまとめた庁内展開用のA4資料がございます。
ご希望の方はサポートルームよりお声掛けください！
※資料のお渡しは自治体様に限ります。
