【LoGoフォーム導入事例】熊本県宇城市様 おくやみ手続きでの活用で市民の窓口手続き時間を50%削減

宇城市は2021年3月、県内で初めて市のおくやみ手続き(死亡に伴う手続き)の業務や上下水道等の使用申請にLoGoフォームを活用し、行政手続きのデジタル化を進めてきました。オンライン化した3つの手続きについて詳しくご紹介いたします。

※本記事は2021年12月20日にトラストバンクのコーポレートサイトで掲載されたニュースリリースの転載になります。

熊本県宇城市様のLoGoフォーム導入事例をご紹介いたします!

宇城市は2021年3月、県内で初めて市のおくやみ手続き(死亡に伴う手続き)の業務や上下水道等の使用申請にLoGoフォームを活用し、行政手続きのデジタル化を進めてきました。オンライン化した3つの手続きについて詳しくご紹介いたします。

熊本県宇城市様 LoGoフォーム導入事例概要

上下水道の申請もオンライン化で年間130時間の業務削減を試算、申請ミスも8割減少

おくやみ手続きでは、市職員がLoGoフォームで基本情報を事前に入力しておくことで、市民の窓口での申請時間が50%減少しました。ご遺族の手続きにかかる心身の負担軽減にもつながります。
上下水道等の使用も24時間オンライン申請できるようにしたことで、紙の申請に比べて年間130時間の業務削減効果が試算され、記入漏れなどの申請ミスも8割減りました。

宇城市のLoGoフォーム活用業務の効果まとめ

宇城市コメント 市長政策室 髙濱 隆宏 様

市民ニーズが高い電子申請ツールを探している中で、専門的な知識がない職員でも簡単に申請やアンケートフォームを作成できることに魅力を感じ、LoGoフォームの導入を決定しました。
既に導入効果を実感できていますが、まだまだ改善できる余地がありますので、他自治体の取り組みや事例を参考にしながら、さらなるLoGoフォームの有効活用を図り、DXを推進していきたいと思います。

 

活用事例

おくやみ手続きフォーム

宇城市 おくやみ手続き入力フォームイメージ

「ここまで入力」と「以下は後ほど入力」という項目を設け、事前に入力する項目と後日入力する項目をわかるようにしています。

 

概要

葬儀社からの死亡届をもとに、市職員がLoGoフォームで事前に死亡者の基本情報を入力して申請用紙に印字しておくことで、ご遺族が窓口に来庁した際の記入作業や待ち時間を軽減しています。

背景・課題

これまでは、来庁したご遺族が死亡者の全情報を用紙に手書きで記入し、最大で7~8の窓口を回って手続きしており、記入作業や待ち時間の心身の負担が課題で住民サービスの向上が求められていました。

メリット・工夫点

  • ご遺族が来庁するまでに市がLoGoフォームを使って事前に情報を入力し、手続きにかかる負担を軽減。
  • ご遺族の記入作業や窓口の待ち時間などの申請時間が半減。

LoGoフォームによるオンライン化の効果

① 市民の窓口手続き時間:50%削減(175時間→87.5時間)

これまで、窓口申請に1件あたり10分ほどかかっていたが、LoGoフォーム導入後は1件あたり5分に半減。2021年3月末から開始し、約5か月間の推計350件で計175時間の申請時間が、半分の87.5時間まで削減できることが試算されました。紙だけでなくLoGoフォームも併用することで、ご遺族の記入負担や確認作業を軽減することにつなげています。

② オンライン化の割合:100%

これまで、おくやみ手続きは全て紙による申請業務でしたが、LoGoフォーム導入後、ご遺族の来庁前に一部
データ入力を済ませておくといったデジタル活用を申請対象となる約350件(100%)で実現しました。

おくやみ手続き入力フォーム

 

上下水道等のオンライン申請

上下水道等のオンライン申請


概要

上下水道や農業集落排水の使用開始・中止届けについて、LoGoフォームで24時間いつでもどこでもオンライン申請できるフォームを構築しました。運用開始から5か月間でオンライン申請率は、ほぼ半数に近い46%に上りました。

背景・課題

これまで、窓口や郵送、FAXによる紙の申請のみを受け付けていました。市民からも不便だという声があがっており、オンライン申請のニーズが高まっていました。

メリット・工夫点

  • 市民は24時間いつでもどこでもオンラインで上下水道等の使用開始・中止の申請が可能。
  • 紙の申請で発生する記入漏れやミス、申請情報の不備が8割減。
  • オンライン申請により、申請の業務時間が概算130時間減。窓口の受け付けも年間214時間の削減を試算。

LoGoフォームによるオンライン化の効果

① 業務時間:130時間削減(約4割減)

1件あたり5分程度かかっていた事務処理時間がオンライン申請で2分に短縮され、概算で年間130時間の削減効果が試算されました。オンライン申請の割合が増えたことで、窓口の対応時間も年間214時間減ることが見込まれます。住民の利便性向上はもちろん、市職員の業務効率化や窓口の混雑回避にもつながります。

② オンライン申請率:46%(1,072件/2,337件)

LoGoフォームでオンライン申請を開始してから約5か月間で計2337件の申請があり、そのうち46%にあたる1072件がオンライン申請でした。半数近くがオンライン申請を使い、住民ニーズの高さがうかがえました。

③ 申請不備の削減:8割減少(15件→3件/1か月あたり)

オンライン申請により、紙で発生していた記入漏れや申請不備が1か月あたり15件から3件に減少しました。年間144件の削減が試算でき、申請不備による市民の再申請の手間や職員の確認負担の軽減につながります。

 

宇城市 上下水道のオンライン申請 オンライン化の効果

 

広報紙「広報うき ウキカラ」読者アンケート

広報紙「広報うき ウキカラ」読者アンケート

概要

6月から毎月の広報紙アンケートの回答フォームをLoGoフォームで構築し、オンラインで受け付けるようにした。これを機に、市からの回答を紙面に載せて双方向のコミュニケーションをするようになりました。

背景・課題

これまで、広報紙の感想やご意見・ご要望はハガキやメールで受け付けていたが、月1、2件ほどしか来ず、広聴機能が乏しかった点がありました。

メリット・工夫点

  • 月1、2件だった回答が、LoGoフォーム導入後は月70件ほどに増加。約1年間で計720件に上った。
  • 回答をデジタル上で一覧化できるため、キーワードで絞り込むなど効率的に回答内容を見ることができる。
  • 回答が集まりやすい時期などの過去データを見ることで、アンケート周知のタイミングを狙って発信。

 LoGoフォームによるオンライン化の効果

① 業務時間:年間48時間削減(約75%減)

ハガキやメール受け付けの場合、1件あたり約4分の事務処理が発生していたが、オンライン化によりデータ化の作業が不要になったため、4分削減。年間720件の申請に対し、48時間の削減効果が見込まれました。

② 回答率:70倍(月1~2件→月70件)

LoGoフォームでオンライン化したことにより、月1~2件と低調だった回答率が月70件に増加。デジタルを活用することで住民の声をより多く拾うことができ、双方向のコミュニケーションにつなげています。

広報紙「広報 うきウキカラ」読者アンケート オンライン化効果

 

行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」の定性効果アンケート

LoGoフォームは宇城市様を含め多くの自治体様にご利用いただいています。
2021年6~8月に実施したLoGoフォーム研修会に参加した8自治体112名の職員に、LoGoフォームを活用した行政デジタル化の定性効果についてアンケート調査をしました。LoGoフォームは、従来のベンダー企業が受注・開発をして費用や時間がかかるシステムモデルを脱却し、自治体職員が現場のDXニーズに迅速に対応できるよう、職員が簡単にフォームを構築できる「ノーコード」な点が特長です。アンケートでも9割超が「自分でフォームを簡単に作成できる」と答えるなど職員がデジタル化を主体的に進めることが期待できます。

 

宇城市 LoGoフォーム定性効果アンケート結果

行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」について興味を持っていただいた方はぜひ、お気軽にお問合せくださいませ。

本記事のトラストバンクのコーポレートサイトで掲載されたニュースリリースはこちら