9月1日（木）～8日（木）の期間で、自治体様向けオンラインセミナーを全6回開催いたしました。
自治体DXへの取り組みがますます求められる中、本セミナーでは全国430自治体が導入するローコード電子申請システム「 LoGoフォーム」を用いて行政手続きオンライン化に取り組む自治体様にご登壇いただき最新事例や、その推進手法をご紹介いただきました。
今日は、第1回宮城県白石市様の発表をレポートします！
第1回「人口約3万人の自治体が取り組む、デジタル化の第一歩」
開催日：2022年9月1日
ご登壇：宮城県白石市総務部 デジタル推進課
主幹兼係長 三上 健一郎様
今回ご登壇いただいた三上さんは昨年（令和3年）からデジタル推進の業務を担当されているそうですが、それまではデジタルとは関連が少ない部署での所属が長く、デジタルは遠いものと思っていたそうです。令和2年にスマホに機種変更した際にはお子さんの作文に書かれるほどだったというエピソードを披露していただきました（笑）
そんな白石市様でのデジタル化の歩みですが、令和3年度より三上さんが所属しているデジタル推進課が新設され、本格的に始まったそうです。まずは情報収集から開始して、様々な実証実験やトライアルを実施、令和4年度から本格導入しました。その中にLoGoフォームも含まれていました。
令和3年8月からLoGoフォームの利用を開始し、1年間で11の所属で計99のフォームを運用しています。最初は庁内で利用してくれる人を探すのが大変だったという三上さん。庁内を歩いてネタを探したり、一緒に取り組んでくれる職員の方に直接声をかけてユーザーを増やしたそうです。
また、白石市様での行政手続きのオンライン化の事例をご紹介いただきました。
①人間ドック及び脳健診の申込み
これまではグループウェアの掲示板で通知し、各所属の庶務担当が各課でとりまとめ総務課に連絡していました。総務課では回答を都度コピーしてリスト作成していたのが非常に負担になっていましたが、LoGoフォームではこれらの作業は必要なく、リアルタイムで申込みが確認でき、集計作業が圧倒的に楽になったそうです。
②3割増商品券購入予約申込み
以前はハガキでの申込みのみだった商品券購入予約申し込みも、今年度からLoGoフォームを利用し、オンラインでの申込みも受け付けているそうです。昨年までは届いたハガキに記載されている申込み内容を職員が手でエクセルに入力していましたが、LoGoフォームでの受付分はCSVで出力することで、手入力が不要になりました。また、今年度からはがきでの申込み分もAI－OCRを活用したことで、リスト化作業が効率化されました。まさにデジタルツールを活用した業務効率化ですね！
ちなみに、全申込み3297件のうち976件がLoGoフォームでの申込みだったそうです。
③マイナポイント設定支援業務報告フォーム
こちらは内部での情報共有用でLoGoフォームを活用した事例です。マイナポイント第2弾で支援希望者が増えることを想定し、市・委託事業者・支援員が円滑に情報共有を行うために、支援した内容をフォームに入力するようにこれまでの運用を変更されたそうです。
これまでは支援状況について前月分をまとめて提出されていましたが、この方法ですとタイムラグが発生し、リアルタイムの状況を把握できませんでした。LoGoフォームでの都度報告を上げることで、市も委託事業者もリアルタイムに支援状況を確認できるようになり、これまで一か月待っていた時間がなくなりました。また、お互いの情報連携が非常にスムーズになりました。
申請・お申込みだけではなく、情報共有といった使い方はとても参考になりますね。
セミナーの後半では、三上さんがデジタル化を進める上で大切にしていることを参加者の皆さんに伝えていただきました。この中でも特に印象的なのが「最初から100％うまくいくことはない」という考え方を大切にしているということ。行政の仕事は間違ってはいけないという意識を強く持ちすぎるせいで、新しいことや試行錯誤が生まれにくいことがある。100％じゃなくてもできることからやっていこう。という考え方を担当課にも伝えているそうです。
そして最後に、三上さんからご参加いただいている自治体の皆様にメッセージをいただきました。
「デジタル化はあくまで手段であり、目的ではない」や「業務の目的は住民福祉の向上だが、まずは職員の苦痛・苦悩を緩和することが大事」など、目の前の業務に追われていると忘れてしまいがちですが、原点に立ち返って考える機会となりました。いつも日頃からデジタル化について考えてらっしゃる三上さんだからこその言葉なのだと感じました。
三上さんのお話からは、人口約3万人規模の白石市様の等身大の悩みや成功事例、その中での試行錯誤などをお聞きすることができました。現場で苦労した経験があるからこそお聞きできるようなお話も多く、大変印象に残っております。
参加者の皆さんからも
・行政手続のオンライン化の推進についても、庁内での促し方をどうすればいいか、悩んでいたので参考になった。
・登壇自治体による行政手続きオンライン化の最新事例がとても良かった。
・職員に寄り添った白石市様の貴重な事例のお話、大変参考になりました。 デジタル化ゼロから進めていく事例は共感できる自治体は少なくないと感じております。
・原課とのコミュニケーションがやはり大事だとご説明を聞きながら感じました。
・同じ基礎自治体として漠然と抱えている課題感を明瞭に言語化してまとめていただき、それを踏まえたうえで前向きなDX姿勢で取り組んでおられる様子が、大変参考になった。
といった感想がありました！
登壇いただいた三上さん、本当にありがとうございました。
このような形で、残り5回分の開催レポートも公開していきます！
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