【LoGoフォーム導入事例】埼玉県狭山市様システムのリプレイスで電子申請が急拡大

埼玉県狭山市様は令和5年4月から『LoGoフォーム』の無料トライアルに申し込み、同年10月から本格運用を開始しました。わずか1年間で電子申請のフォーム数を急拡大された事例をご紹介します。

伸び悩む電子申請、利便性や操作性に課題

「第3次狭山市情報化基本計画」の中で行政手続きのオンライン化の方針を掲げていた狭山市様では、電子申請システムの刷新が課題として浮上していました。

電子申請可能な手続きの拡充が伸び悩んでいたことから、従来の電子申請システムについて、利便性や操作性について全職員向けアンケートを実施。

その結果、従来の電子申請システムの利用経験者のうち、6割以上の職員が「操作が難しい」「マニュアルを読まなければ理解できない」と感じていることがわかりました。

近隣自治体で『LoGoフォーム』を導入後、オンライン化が格段に進んだ事例に注目しており、職員アンケートで要望があった機能を有していることに加え、価格面でも優れている『LoGoフォーム』の無料トライアルを開始しました。

職員が『LoGoフォーム』を利用するきっかけ作りが重要

トライアル期間中、全庁的な利用を促すため様々な取組を行いました。

紙で受け付けている申請等を積極的にオンライン化するよう全庁に周知

庁内向けの調査や照会は原則『LoGoフォーム』を利用することを徹底（従来の方法で調査・照会があった場合、『LoGoフォーム』の利用を推奨）

テスト用アカウントを準備し、気軽に『LoGoフォーム』を試せる環境を整備

演習問題を準備し、フォーム作成の練習機会を提供

また、トライアル期間中に実施した全職員向けのアンケート結果では「活用する機会がなかった」という意見があり、きっかけ作りは工夫しました。

各部署で実際に作成されたフォームの事例を全庁に展開することで、オンライン化を後押しする刺激になったと思います。また、活用が広がらなかった部署に対しては、部署任せにするのではなく、活用方法を一緒に検討したのも効果的でした。

約1年間で作成フォーム数は1,100以上に急拡大！

利便性と汎用性に期待してトライアルをスタートした『LoGoフォーム』。

トライアルは全庁で実施し、期間中の職員向けアンケートでは、9割以上が「使いやすい」と評価し、8割以上が業務効率化の効果があり、継続利用を希望したため正式導入を決めました。
本格運用を始めてから約1年間、全88部署に1アカウントずつ配布し、作成フォーム数は1,100件を超えました。旧システムの利用状況は前年度で150件程度だったので、想定を超える拡大をみせています。

急拡大の背景には、全庁的に利用を促す工夫もありましたが、ノーコードツールとしての『LoGoフォーム』の使いやすさが大きく寄与しています。

嬉しい変化はフォーム数が大幅に拡大しただけでなく、『LoGoフォーム』の活用が職員の自発的な業務変革の意識を醸成することにも繋がっています。