今回は、納付額の大きい「産業廃棄物収集運搬業許可」のオンライン申請を「郵送×デジタル」の手法で実現されている宮城県庁様にお話を聞きました。
ミスなく運用することが求められる決済フォームを、利用者の満足度高く運用されている宮城県庁様のお話には、これまで押印や電話対応を要していた手続きをオンライン化する際に参考となるポイントが満載です。
また、これは決して「県」だけの特別な話ではありません。
市区町村の皆さんの周りにも、同じように「手数料があって」「紙のやり取りが多くて」「電話対応に追われている」という仕事はたくさんあるはずです。
何かひとつでも業務効率化のヒントを見つけていただければ幸いです。
「産業廃棄物収集運搬業許可申請」とは
シンプルな手数料体系でオンライン申請と相性◎
県内で産業廃棄物の収集運搬を行うにあたり必要な申請で、宮城県のホームページには「許可の申請」と「変更・廃止の届出」の2種類が掲載されています。
申請方法によって手数料が変わることのない、全国的に統一された制度であり、LoGoフォームとの相性がよい手続きのうちの一つです。
宮城県庁では半数以上がオンラインからの申請であり、1ヶ月あたり約150～200万円の決済がなされています。
収入証紙販売終了によるオンライン決済の重要性
宮城県庁では25年9月末をもって収入証紙の販売を終了しました。そのため、収入証紙を持っていない事業者は、オンライン決済をするか、あるいは県庁や合同庁舎等に設置されたセルフレジか申請窓口に赴いて支払う必要があります。
オンライン決済という選択肢があることで、事業者は来庁する必要がなく、特に県外の事業者からのオンライン申請・決済の増加に繋がっています。
自治体のメリット
職員にとっても、オンラインでの受付は金額や申請事業者が一覧で確認できるため、管理がしやすいというメリットがあります。
結果的に、日程調整や窓口にかかる対応時間を年間80時間から20時間にまで削減することができました。
職員の声
以前のように来庁いただく運用では、事前に電話での日程調整が必要な上、来庁後も1枠につき15分程度の窓口対応が発生していました。
また、以前は収入証紙の利用数を帳簿で管理していましたが、LoGoフォーム導入後は履歴をオンライン上で参照できるため、事務負担の削減を実感しています。
加えて、フォームに入力されたメールアドレスを通じて補正連絡を行えるようになったことで、電話連絡による「不在時の掛け直し」などの手間も軽減されました。
申請手続きオンライン化のポイント
押印や電話連絡が必要な手続きをどう扱えばいいか迷われる場合も多いのではないでしょうか。
宮城県庁様の工夫をご紹介します。
「資料の提出は郵送で」というハイブリッド戦略
産業廃棄物収集運搬業許可申請の手続きでは、「申請と支払い」はオンライン化しつつ、公的書類の提出は「郵送のまま」としました。
アナログな手段を利用しつつ、着手しやすいところから着実に電子化を進めていくのも立派な戦略です。
入力が必要な項目は最低限に
申請者情報を入れて、あとは希望の申請を選択肢の中から選ぶのみというシンプルさ。
申請フォームが分かりやすくなっていることで、キャンセルはこれまでに一件のみでした。
押印・郵送を不要に！～押印済みの副本返送を汎用メールで代替～
この手続きにおいては慣例的に副本に収受印を押して返送することが多いですが、実は法令等による規定はありません。
宮城県庁では、副本の返送を汎用メールをもって代える運用に変更しました。
このフローは、他の自治体でもオンライン化の壁となっている「紙文化」を崩すヒントになるはずです。
※汎用メールはデジタル窓口オプションの機能です
電話連絡もオンラインで代替！
元々許可証発行に際して行っていた電話連絡を、フォームのステータス変更による汎用メールでの連絡で代替しています。
また、申請に不備があった場合の補正依頼もメールでのやり取りで実現されています。
アンケートで利用者の好印象を確認
オンライン申請フォームを管理している課では、別途アンケート用のフォームを作成し、キャッシュレス申請利用者の反応を確認しています。
結果は全てポジティブな回答になっていて、アンケート回答者には抽選で宮城県産のお米等をプレゼントするなどの工夫もあり、回答の伸びも順調です。
利用者の声
・銀行に行く手間が省けるから
・昔は収入証紙などでの支払いだったが、出かけなくても支払いができる
・好きな時間に支払いができる
まとめ
トップダウンで実現したDX化
実はこの申請フォームのオンライン化は、令和2年にトップダウンで始まった全庁的なDX化の一環だったそうです。
この取り組みを通して、現場の意識が変わり始めました。
職員の声
- 私個人としては、正直最初は抵抗を感じました。しかし実際に始めてみると、AI-OCRやRPAを使えばもっと効率化できるのではないか、と考えるきっかけになりました。いろんなやり方を検討する土台が揃ったと考えています。
- 現状の決済手段を利用できない個人や事業者が、来年度から始まるPay-easy（ペイジー）決済によってオンライン決済を使えるようになる可能性があるため、そこは伸びしろと捉えています。Pay-easy（ペイジー）決済も前向きに検討したいと思います。
DX化が自分たちの時間を生み出す
電話でのやり取りと窓口対応がオンライン化されたことで、75%の業務時間が削減されました。
また、利用者からも「銀行に行かなくていい」「好きな時間に申請できる」と喜びの声が届いています。
「住民に喜ばれている」という実感は、何よりのモチベーションになりますよね。
明日から実践できるアクション例
「手間がかかるな」と感じたときは業務改善のチャンスです。
-
「慣例」の根拠を確認してみる
「ずっと押印しているこの書類、本当に必要？」と考えてみましょう。
実は法的な義務はないかもしれません。 -
電話対応にかかっている時間を「1日だけ」メモしてみる
「日程調整だけで今日何分使ったか」を可視化してみてください。
その数字が、改善へのエネルギーになります。 - 他の自治体を参考にしてみる
LoGoフォームであれば、他の自治体がどのように業務改善をしているか、互いに共有できる風土と機能があります。
例えば、道路占用許可、屋外広告物許可、危険物製造所等手数料納付などで、すでにキャッシュレス化を実現されている市区町村があります。
LoGoフォームは住民向けサービスの向上はもちろん、庁内の業務改善にも効果を発揮します。
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