多忙を極める自治体業務。
今のシステムは職員の負担を軽減できていますか？
「うちは既に電子申請システムが入っているから、システムを変えるとフォームの作り直しが大変…」
「今の運用方法で本当にいいのだろうか」
そんなふうに、今のシステムに多少の不便さを感じながらも、立ち止まっている担当者さんは多いのではないでしょうか。
実は、埼玉県川越市様もかつては同じ悩みを抱えていました。
既存のシステムがありながらも、「もっとこうなればいいのに」という思いと、日々の膨大な作業の板挟みになっていたのです。
そんな川越市様が、どうやってその不便を解消し、職員も住民も楽になる環境を手に入れたのか。
ーそれは「無料トライアルでLoGoフォームの使い勝手を確かめながら、現場の『自走』を促していく」という方法でした。
今回は、LoGoフォームの無料トライアルを存分に活用し、トライアル期間中に400件のフォームを作成した、川越市情報政策課の亀山大輔様、冨康太吾様にお話を伺いました。
システムはある。けれど、情報部署が「作成代行」に追われる毎日
以前の川越市様にも、電子申請システム自体は導入されていました。
しかし、当時のシステムは操作が専門的で、一定のスキルが必要だったため、「フォーム作成は情報政策課が行う」という運用フローにならざるを得ませんでした。
川越市様の以前の課題
- 担当課から毎日2〜3件の依頼が届き、情報政策課職員は常に作業を抱えている状態
- 依頼・作成・確認・決裁という工程が必要で、公開まで最短でも1週間は要していた
- オンライン化を推進するため、一時期「担当課での自作」を試みたものの、操作性の難易度もあり全庁的な定着に至らず
当時は情報政策課がすべてのフォームを作成していましたが、コロナ明けのイベント急増により、いよいよ課内だけでは対応しきれない状況に直面してしまったそうです。
より使いやすいツールを求め、システムを再検討
このような状況と、担当課の職員から「オンラインで決済ができるようにしたい」という声が上がったことが転機となり、川越市様ではほかの電子申請サービスを比較検討してみることになりました。
その際、下記の理由から、LoGoフォームを対象として選ばれました。
LoGoフォームを選定した理由
- 近隣の自治体がLoGoフォームを利用していること
- 利用している近隣自治体にヒアリングしたところ、「操作がしやすい」「すぐにオンライン化できる」など、ポジティブな意見が多く寄せられたこと
- UIがよく、一番使いやすそうであること
トライアル期間をフルに活用し、全庁職員を巻き込んだ検証を実施
既存のシステムと並行して、『今の課題をどう解決できるか』をじっくり検証するために、令和7年4月に無料トライアルを開始した川越市様。
最初に行ったのは、今後1年間のスケジュール感を庁内に示すことでした。
冨康様
住民の方にも影響がある申請フォームだからこそ、「すぐに切り替えてください」と急かすのではなく、LoGoフォームの無料トライアル期間を利用して、長い準備期間を設けました。
このように長期的な期間を示したことで、現場職員にも「これから本格的にオンライン化を進めていくんだな」という理解をしてもらうことができました。
このように現場職員との協力体制を築けたことが、運用管理の負担を減らす鍵になったそうです。
スケジュール感を早めに庁内に示したので、大きな混乱はありませんでした。
以前のシステムと並行している間も、情報政策課としては前システムで稼働している手続きのフォローをするくらいで、全く負担にはなりませんでした。
また、より有意義なトライアル期間になるよう以下のような工夫をされていました。
川越市様のトライアル期間の工夫
- 5月に全庁に展開するというスケジュールのもと、自分たちが1ヶ月使い込んで操作に自信を持てるようにした
- 新システムの全庁展開と同時に申請フォームの棚卸しを全庁で実施。いつまでにオンライン化する予定かも併せて確認し、オンライン化に向けた雰囲気を醸成した
- 担当課がオンライン化できないと考える理由があれば確認し、管理課で整えられる環境や機能はないかを検討した
「二重投資の壁」を突破した、丁寧な合意形成プロセス
新しいシステムを検討する際、避けて通れないのが「既存システムとの重複（二重投資）」への懸念です。
コストが一時的に増えることに対し、庁内の理解を得るのは容易ではありません。
二重投資の懸念に対し、川越市様は周囲への丁寧な合意形成を図りながら、着実に準備を進めました。
亀山様
トライアル後、システムを併用してフォーム移行を進めた期間は、単なるコストの重複ではなく、市民サービスに影響を出さないための『必要な準備期間』として位置づけました。
そのために、早い段階で庁内へスケジュール感を共有し、両方の予算を確保できるよう調整を進めました。
さらに、二重投資によりシステム利用料が上がるというシビアな点についても、本質的な視点を貫きました。
確かに費用は一時的に上がりますが、それ以上に『職員も住民も楽になる』という価値を強調しました。
「操作性が向上し、職員の作業負担が目に見えて軽減される」、それこそがオンライン化を真に推進し市民サービスの質を高める近道だと伝えたことで、庁内の理解を得ることができました。
問い合わせが激減！職員が「自走」し始めた
トライアルを始めて驚いたのは、「使い方が分からない」という職員からの問い合わせがほとんど来なかったことだそうです。
「長く利用したサービスからガラッと変わることで、操作感の違いなどについて問合せの増加や不満が出るのではないか」という懸念は杞憂に終わりました。
LoGoフォーム導入後の庁内の様子
- 相談は月に1〜2件あるかないか程度
- 思い描いた質問を簡単にフォームに落とし込めるので、作業時間は5分程度の場合もある
- テスト用と本番用でアカウントを切り替える必要がないので、動作確認から公開までの流れがスムーズになり時短になっている
- 分からないことは、職員が自分たちで動画やマニュアルを見て解決してくれるようになった
冨康様
これまでは公開まで1週間かかっていたものが、直感的な操作のおかげで、今では思い立ったその日のうちに、早ければわずか数十分でフォームを公開できるようになりました。
このスピード感が、現場の『まずはやってみよう』という意欲を支えています。
従来のサービスにおいても頻繁に手続きを作成していた職員から「使いやすいね」と生の声を聞くことができ、そういった現場の反応を知ることができたのは自信になりました。
亀山様
システム操作に不慣れな 職員にとって、使うシステムが変わることが心配でもあったのですが、自分たちで考えてオンライン化をやっていこうというきっかけになったことも確かです。
また、よくある問合せ一覧や計算式は庁内用のポータルページに掲載するようにし、職員の操作スキルの習得には、毎月行われる無料の操作研修会を活用されました。
冨康様
研修は毎回満員で、研修をセットすれば管理課の手を介さずにスキルアップしてくれたのでありがたかったです。
もし、管理課でもわからないことがあればLoGoフォームのサポートチームに連絡するのですが、問い合わせへのスピード感は抜群に早くて、安心感があります。
メールではなくチャットで連絡できるので「こんな些細なことで聞いて大丈夫かな」という不安なく気軽に聞くことができます。
このように環境を整えていった結果、情報政策課の皆様は、「自分たちが作る」仕事から解放され、「全庁の活動を支える」という本来の役割に集中できるようになっていったそうです。
住民の利便性を支える「スマート市役所」
川越市様では、職員の業務効率化と並行して、住民向けのオンライン窓口の整備にも力を入れています。
市ホームページ内に新設された「スマート市役所」のページでは、LoGoフォームで作成された多種多様な手続き等が整理され、住民が迷わず、24時間いつでも申請できる環境が整えられています。
職員が自らスピーディーにフォームを作成・改善できるようになったことが、この「スマート市役所」の充実を支える大きな原動力となっています。
無料トライアルをするなら今がチャンス！
川越市さんの成功の秘訣は、「無料トライアル期間を有効活用した」ことにありました。
亀山様
既存システムが導入されているからといって、運用がスムーズだったわけではありませんでした。
システムがあっても十分に活用されていないという課題がありました。
そのため予算要求の際には、LoGoフォームによって職員の作業負荷が軽減されることを中心に伝えました。
無料トライアルを終えた今は、担当課がやりたいことも全庁的なオンライン化も、進みつつあります。
職員も住民も楽になるのであれば、それは自信をもって庁内に訴えた方がいいと思います。
さらに、LoGoフォームを導入して以降、これまで電子申請を活用したことがなかった部署でもオンライン化に着手する動きが広がっています。
LoGoフォーム内では、全国の自治体がテンプレートとして多種多様なフォームを公開してくれています。
ゼロから作らなくても、全国の成功事例をコピーして即座に利用できるため、初めて電子申請に触れる職員でも驚くほど取り組みやすいはずです。
まずは無料トライアルで、その使い心地を体験してみるとよいと思います。
川越市様が今回の歩みを通じて実感されたのは、「無料トライアルの十分な準備期間があるからこそ、操作への不安が自信に変わり、組織全体でDX推進の意識が醸成され、自走に繋がる」ということでした。
実は今、LoGoフォームでは令和8年4月1日〜5月31日にお申し込みいただいた自治体・団体様限定で、過去最長となる行政DX応援！まるごと1年間無料キャンペーンを実施しています。
今回の「まるごと1年間無料キャンペーン」は、まさにその準備期間を、コスト面での負担を最小限に抑えながら確保できる、またとない機会です。
「既存のシステムがあるから」と現状のままにするのではなく、LoGoフォームをじっくりと使い込んでいただくことで、「職員も住民も、楽になる瞬間」を体験し、理想の自治体DXへの一歩を検討してみませんか？
埼玉県川越市 人口：35万2,637人（令和8年4月1日時点）
取材日：令和8年3月17日
