【イベントレポート】パブリテックトークLIVE Vol.1 LoGoチャット活用シーンや展開の裏側について聞きました!

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パブリテックトークLIVEとは、パブリテック事業の新たな試みとして、自治体ご担当者様のリアルな声をインタビュー形式でご紹介するイベントです。

第一回目である今回は、大阪府寝屋川市、埼玉県東秩父村からスペシャルゲスト3名にご登壇いただき、LoGoチャットの活用例はもちろん、利用拡大のヒント、さらにDX推進についてもお話をうかがいました!

 

■スペシャルゲスト プロフィール

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大阪府寝屋川市

情報化推進課 平井 宏樹氏 情報化推進課6年目

これまでマイナンバーによる情報連携の開始や情報システム強靭化、内部事務システムの更改や電子申請システムの更改など色々な業務を担当

 

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埼玉県東秩父村

総務課 高橋 倫晃氏(右) 公共施設や防災など、担当業務は多岐にわたる

企画財政課 内野 健太氏(左) 総合計画の運用管理や、企画関連全般を担当

お二人で行財政の改革を推進中

 

-LoGoチャット導入前の課題と、導入の目的・期待していた部分について教えてください

(高橋)導入の目的は3つあり、業務の改善、コミュニケーションの向上、それから防災での活用でした。今まではメールや電話での連絡が主で、ちょっとしたコミュニケーションが取りづらいと感じていました。コミュニケーションをより円滑に、回数も増やしたいという思いがあり、トライアル期間で効果を確認できたので本格導入を決めました。

 

(平井)東秩父村さん同様にコミュニケーションにずっと課題を感じており、個人的には電話の取り次ぎを何とか減らしたいと思っていました。色々なチャットツールがある中で、LoGoチャットはインターネットだけではなく、LGWANでも使えるという面も魅力でした。また、大阪府が共同調達を進めてくれたのも前に進んだ大きな要因になりました。

 

-LoGoチャットの活用状況について、具体的な活用シーンを教えてください

(平井)今年度から各課に一人DX推進リーダーを置いて事務を進める体制になり、リーダー連携用ルームを作って連絡の共有に使っています。ワクチン接種業務においても課横断で50名くらいのチームを組んで実施しているので、そこでもスピーディーに情報連携ができています。各課では、課内での共有やエスカレーション、部局ごとの庶務の取りまとめに役立っているという声を聞いています。

 

-DX推進リーダーを各課に置いているということですが、リーダーを置くことのメリットはどのような部分にありますか?

(平井)リーダーを一人置くことで「推進しなければいけない」という意識付けにはなっていると思います。

 

(内野)本村では課局ごとのルーム、課内の担当のルーム、課局を越えた会議毎のルーム、それから災害時を想定して情報共有が出来るように、全職員が所属したルームを作成しています。

 

-担当のお二人で各ルームを作られたのですか?

(内野)課局のルームは我々で作り、現在も在籍しています。あるトークルームでいい使い方事例があったら他のルームでも展開するなど、活性化のための情報共有を二人で担当しています。

 

-東秩父村様では会議も一部LoGoチャットに置き換えているとうかがっています。置き換えたことによるメリットについても教えてください

(高橋)私が法制執務も担当しており、議会毎に開催される例規審査会をLoGoチャットでのチャット会議に置き換えて運用しています。以前は毎回対面で集まって2~3時間かけて複数の案件を協議していたので時間の拘束がありましたが、それが解消されました。さらに細かい小さな規則を都度協議できるようになり、スピード感も向上しました。

また、会議慣れしていない若手職員が、大人数の会議で意見を言い出しづらそうにしている様子を目にしていましたが、チャットにすることで、若手も積極的に意見を言えるようになり、大きな効果を感じています。

 

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例規審査会のチャット会議のトークルーム

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ノート機能を活用し告示事項を共有

(高橋)案件ごとにノートを作成し、締め切りをタイトルの頭に入れています。新しい案件が立ち上がったらトークルーム内でアナウンスをかけます。ノートでは最初は案件概要のみを入れており、各員から入る質問については私が回答を担当者からもらい、追記していく運用にしています。担当もタイムリーに回答がもらえるので、進行もこれまでと比べてかなりよくなりました!

 

-LoGoチャット展開における苦労話を教えてください

(平井)寝屋川市では1200ユーザー契約して、全庁に配布して使っています。不慣れな方や積極的ではない人は、きっかけが必要になると思いますので、トラストバンクさんに何回か操作研修の実施をお願いしました。

あとは、電話やメールで来た問合せに対して、「チャットでも大丈夫ですよ~」と柔らかく伝えるようにしています。その際「ログイン方法教えてや」となることもあるので、そうしたら一本釣りで地道に対応しています。

 

(東秩父村)利用促進は苦戦しましたね~。初めてのビジネスチャット導入で、プライベートでもSNSメッセンジャーを利用していない人も一定数いたので…比較的年齢層が上の方たち、組織の中核を担う方たちへの浸透が遅れてしまったのが苦戦したところです。

 

-管理職以上の方へのチャット利用促進はどのようにされましたか?

(平井)トップ層から利用促進の周知があったという話を聞きました(笑)
そのくらいトップダウンで案内しないと、色んな人を巻き込むのが難しいなと感じましたね。

 

-個人用SNSなどを使っているとセキュリティ面でも危ないというお話をトップダウンでしていただいたのですね。東秩父村様はいかがでしょうか?

(内野)強制的に使ってもらう機会を作り出しています。ちょうどコロナで在宅勤務を開始する時期だったので、勤務開始と終了をチャットで報告するようルール化したり、ペーパレス会議を推進しているので、資料の受け渡しをメールではなくチャットで行うように決めたりしています。使う場面を強制的に作ってしまうのが、他でも使ってみようというきっかけになっているのかなと思います。

 

(高橋)あとは、現在の副村長が積極的に使ってくれているのも大きいですね。副村長にも直接チャット上で相談でき、チャットだと失礼かもしれないというハードルが下がっていると思います。

 

-導入してよかった点や、特に効果を実感していることについて教えてください

(平井)一番は報連相、特に相談がしやすくなり、スピードも上がったことです。自席にいない人にも物事を共有できるのがいいですね。相談したいことがあるけど自席におらんな…帰ってくるまで待っとかなあかんな…と思っているうちに退庁時間になってしまう、ということがなくなり、「見られたらチャットでまたコメントください」と送れるので助かっています。メールだと翌日も見られてないことがありましたが、チャットでかなり少なくなりました。

 

(高橋)在宅勤務を試験的に実施して、アンケートを取った際に「LoGoチャットのおかげでコミュニケーションを取れました」という意見が出たので、手ごたえを感じました。

また最近の議会で、議員さんから質問を受けた課長たちが、手元のipadで下にいる職員と情報連携をして、すぐに回答を用意できたという場面も目にしました。

 

-今後の活用方法・活用促進のご計画について教えてください

(平井)LoGoチャットUGで全国の職員のみなさんと自分の担当業務について意見交換をしながら、住民のQOL向上に努めていきたいと思っています。

 

(高橋)一定の利用率は担保できたと思っていますが、これからどうより便利に使っていこうか検討しています。災害時の情報連携ツールとしてもLoGoチャットは有益に使えると感じていて、基本的に職員には個人端末にモバイルアプリを入れてもらっているので、防災訓練にもLoGoチャットを組み込んで有事に備えたいと考えています。

 

-最後に、LoGoチャットに限らず、今後のDX方針やビジョンについてもぜひ教えてください!

(内野)当村は高齢化率が非常に高く、DX推進が本当に住民のためになるのかと少し疑問があります。色んな情報収集をしながら、本当に住民のみなさんに「よかった!」と思ってもらえるように、慎重に、着実に進めていきたいと思っています。

 

(平井)DXは本当にバズワードになっていて、魔法の言葉的に使われているような部分もあるのかなと思いますが、そんなに簡単に実現できるものではないと思っています。色々な施策を積み重ねた上で5年後・10年後を見据えた時に、極端な話自治体職員が要らなくなるとか、データに基づいた施策の検討ができるようになるなど、単なるデジタル化ではなく、社会の構造そのものが変わるようになれば「DXが実現できたよね」と言えるのかなと。「来なくていい市役所」を飛び越えて「なくていい市役所」とかできたら面白いのかなと漠然と個人的には考えています。

 

※本記事は、パブリテックトークLIVE Vol.1(2021年9月21日実施)の内容を抜粋したものとなります。

 

パブリテックトークLIVEは、今後も月に一度の開催を予定しています。

今回は参加できなかったみなさまも、ぜひ次の回へのご参加をお待ちしています!

 

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