2/8(木)に行政手続きオンライン化を進める秘訣を伝授する「LoGoフォームオンライン自治体DXセミナー」を開催しました！
80以上の自治体様にご参加いただいた本セミナーのアンケート結果は満足度95％を上回り、おかげさまをもちまして、大盛況のうちに終了いたしました！
終業後のお時間にも関わらず、お越しいただいた皆様には、改めて御礼申し上げます。
本記事は当日のイベントレポートです。
前半の千葉県柏市様、後半の静岡県磐田市様の順番で、発表内容についてご報告いたします。
当日のご参加が叶わなかった方にもぜひ、登壇自治体様の素敵な取り組みを存分に知っていただければと思います！
「手続きの100％オンライン化に挑戦！自治体DXの進め方」
ご登壇者
「令和７年度までに行政手続きオンライン化100％」という目標を掲げ、大勢の関係者を巻き込みながらフォーム数をぐんぐん伸ばしている、非常に勢いのある自治体様です。
目標達成に向けてリーダーシップをとり、網羅的に施策を打ち出し続ける一方で、現場の気持ちにもしっかりと寄り添い、次々と成果をあげられています。
「市民の利便性の向上」と「職員の業務効率化」の双方を実現させてこそDXの意義があると、力強く語られる姿が印象的でした。
行政手続きオンライン化推進にあたり、着手された順番は下記の通りです。
①課題整理
・既存のシステムで対応できない業務の確認
・システムを利用している職員への聞き取り②LoGoフォームトライアル申込み
・数社から話を聞き比較を行い,トライアル申込みを決断
・まずは担当職員で操作方法を勉強③LoGoフォームの実績作り~各部署への提案~
・効果が高そうな手続きがある部署、協力してくれそうな職員にアポをとり、伴走して導入を進める。(トライアルの半年間で15部署が実績作り達成)
・結果的にオンライン申請導入のノウハウや課題となるポイントを把握。
さらに庁内の手続きオンライン化推進の一手として、トラストバンクが提供している操作研修もご活用いただきました。
まだLoGoフォームを触ったことがない職員様にも受講いただけるプログラム内容となっており、実施した研修は2年間で計7回です。
また他にも、他自治体の活用事例を定期的に周知したり、
LoGoフォーム上で公開されているテンプレートの中から各部署ごとの手続きリストを作成し送付いただくなど、地道な営業活動にも労を惜しまなかったそうです。
フォームの運用に関しても、「各部署の自走」を達成するため、最終的な操作のレクチャーまで行っていらっしゃいます。
セミナーの中では3つの活用事例をご紹介いただきました。
①幼児健康診査予約に係る手続き
②就学援助申請
③市営駐輪場の定期利用申請
手続きをオンライン化する上で欠かせないポイントとして、BPR(業務フローやルールの見直し・再構築による業務改善）についても言及頂きました。
既存の手続きにオンライン申請を付け加えるだけでは、申請のチャネルが増え、むしろ業務量の増加につながってしまうことも多いからです。
目先のフォーム数を増やすだけではなく、現場の業務の効率化を最終目標と置いているからこその発想だと感じました。
また柏市様は他にも「現場への作成支援~出前DX~」という施策を始められており、
オンライン化といってもどこから手を付けていいかわからない方や、フォーム作成に時間が割けない方向けに、申請フォームの作成支援等も実施していただいています。開始から半年で既に30手続きの作成支援をされているそうです。
最後に、長谷川様からのメッセージをご紹介いたします！
続きまして、後半にご登壇いただいた磐田市様の発表内容についてのレポートです！
「小さなことから始めよう!手続きはオンライン化できることから!次の目標は市民目線で!」
ご登壇者
「できることをできる人が始めていくことが大切」という柔軟で前向きな発想のもと、オンライン化の歩みを着実に進めている自治体様です。
全ての手続きをオンラインに統一するわけではなく、あくまで「既存の手続きに、オンラインという選択肢を１つ増やす」という視点で、各課への働きかけを行っていらっしゃいます。
例えば「高齢者の方はオンライン申請を好まれないのではないか」といった現場の思い込み・固定概念に対しても、無理と決めつけることなく熱心に現場を説得し、モチベーションを高めることで、各種手続きのオンライン化に成功されています。
各課への声掛けの仕方、また住民の方にとって申請しやすいフォームに仕上げるために現場を巻き込む方法など、具体例を用いて伝えてくださりました。
セミナー内でご紹介いただいた、行政手続きオンライン化推進にあたっての施策は５つです。
①動画を作成、職員に周知
• トラストバンクが作成した動画も併せて利用
• 対面の研修を受けられない職員向けに動画を視聴できるように②説明会の実施
• 作成した動画も活用し、使い方の説明会を実施
③各課へ営業活動
• この手続きLoGoフォーム化しませんか
④DX推進課で職員向けに積極的に活用
• DX推進課で行う研修の受付やアンケートはすべてLoGoフォームで実施
⑤フォーム作成支援や相談窓口
• やってみたいと相談があればお手伝い
• 集団での説明会だけでなく個別でも1時間から2時間程度一緒に作成
説明会や営業活動等で周知をはかった後は、自ら率先して現場の相談役を買って出ることで、徐々にフォーム数を増やしていきました。
wordやexcelで申込を受け付けている課を見つけるたびに「次回は電子申請にしてください」とご案内いただいたたり、フォーム作成に関するアドバイスを求められた際には「全く申請の内容を知らない職員に見てもらうといいですよ」と、色んな人の目を通すことを勧めたりしているそうです。
各課からの問い合わせを「分からないんだけど」から「確認なんだけど」に変えていきたいというお話もありました。
セミナーの中では４つの活用事例をご紹介いただきました。
①研修の申込受付（DX推進課）
②市税還付請求（収納課）
③ふるさと教師塾参加申込（学校教育課）
④磐田市イメージキャラクターデザイン等使用許諾申請（経済観光課）
上記の事例で工夫頂いたポイントを見ると、お話の中で何度も強調されていた「申請者目線」という考え方が、一つ一つに反映されている事に気づきます。
申請者にとってのUI/UXも大切だと考えられている竹原様は、各課が作ったフォームに対する「ちょっかい」も欠かさないそうです。
日々、試行錯誤を重ねて奔走されている姿が目に浮かぶようでした。
最後に竹原様からのメッセージもご紹介いたします。
「大きなことを一気に目指すと心が折れてしまう。でも、小さいところからなら」という言葉に、励まされた自治体様も多かったのではないでしょうか。
一つ一つの行動は「小さなこと」でも、それを継続し、時間をかけて積み上げることは決して簡単なことではありません。
シンプルに見える施策の根底に「申請者が申請しやすいものを進めたい」という住民の方に寄り添う強い意思が存在しているからこそ、実績作りに成功されたのだと感じました。
セミナー参加者の声
イベント終了後のアンケートでも、ご参加いただいたたくさんの自治体様から嬉しいお声を頂いております（一部抜粋）。
オンライン化の進め方について、実際の自治体職員の方々のお話を聞くことができ、大変参考になりました。
どのように電子申請を進めていけばよいか悩んでいましたが、推進担当の努力が必要不可欠だと感じましたので、自身もそういった視点で取り組んでいければと思います。
電子申請を庁内へどのように浸透させたのか、作成したフォームの事例や意識しているポイント等、具体的なお話を伺うことができ大変勉強になりました。また、導入後のサポートについても参考になりました。
BPRも並行して実行することの重要性について、改めて認識しました。
テンプレートの部署ごとへの周知など、地道な普及活動のやり方が参考になりました。
ここまでご覧いただきありがとうございました！
LoGoフォームについて、ご興味がございましたらお気軽にお問合せフォームよりお問合せください。
DXセミナー当日のアーカイブ動画や各登壇資料につきましては、自治体職員様限定で公開をしています。ご希望の方は以下よりお申込みください。
▼インターネットからお申込み
https://logoform.jp/form/trustbank/520795
▼LGWANからお申込み
https://tb.logoform.st-japan.asp.lgwan.jp/form/trustbank/520795
