※本記事は2021年12月20日にトラストバンクのコーポレートサイトで掲載されたニュースリリースの転載になります。
埼玉県川口市様のLoGoフォーム導入事例をご紹介いたします！
埼玉県川口市様 LoGoフォーム導入事例概要
国勢調査調査員の振込申請、自転車置場駐車許可申請、図書館の学習席事前予約もデジタル化
川口市は2020年4月にLoGoフォームを導入し、行政手続きや庁内業務のデジタル化を進めてきました。感染防止対策協力金申請書兼請求書は、郵送や窓口でのみ、対応予定でしたが、LoGoフォームでオンラインでも申請できるようにしたところ、1,018時間の業務時間が削減しました。
◆ 川口市コメント
企画財政部情報政策課 課長 髙木 美季
当時、本市では電子申請化が進んでおらず、その状況を打開するためLoGoフォームのトライアルを開始いたしました。直感的なフォーム作成が可能かつ集計作業が容易であったことなどから認知が進み、次第に利用数が増え、製品選定を経て導入にいたりました。
各案件のオンライン割合が半数を超えていることは、市民の電子申請への要望が高いことを裏付けているのではないでしょうか。今回、そうした要望に多少なりとも対応できたことや、業務時間削減という費用面での効果をあげることができた点は、今後のDX推進に向けて大きな糧になると考えます。
活用事例
感染防止対策協力金申請書兼請求書
◆ 概要：
2020年12月4日から17日まで埼玉県が行った飲食店等への営業時間短縮要請にかかる協力金について川口市協力金（上乗せ分）の申請を実施。計画から実施までの期間を考慮すると、郵送や窓口での対応のみが想定される業務であったが、LoGoフォームでオンラインでも申請できるようにしました。
◆ 背景・課題：
事前に把握していた対象が1,000件以上あり、郵送や窓口での受付だけでは窓口の混雑と業務量の増加が見込まれたため、LoGoフォームによるオンラインでの申請も可能にしました。また、システム構築の予算や期日がなかったため、すぐに作成でき、操作しやすいLoGoフォームでの実施を決定しました。
◆ メリット・工夫点：
・全申請件数1,168のうち、68%を占める798件をオンラインのLoGoフォームで受付
・紙からデータ化する必要がなく、リアルタイムで回答を受付け、処理時間がスピードアップ
・自治体職員による回答しやすいフォーム作成およびオンライン入力時の入力制限により不備や誤字の減少
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
①業務時間：約1,018時間削減（導入前：2,062時間→導入後：1,044時間）
紙での申請の場合、1件あたりの処理時間が100分程度かかっていましたが、オンライン申請で30分に短縮。1件あたり70分の作業時間を削減しました。また、オンライン化導入前は全体の25%に不備が生じていましたが、オンライン化導入後は全体の5%まで不備が減少。不備の対応時間も20分／1件から10分／1件の業務効率化につながりました。仮にオンライン受付を実施していなかった場合は、担当課だけでは対応できないほどの事務工数となっていました。
② オンライン化の割合：68%（798件/1,168件がオンライン申請）
オンライン申請は1,168件のうち798件と約7割も占め、住民サービスのデジタル化促進につながりました。自治体職員による回答しやすいフォーム作成およびオンライン入力時の入力制限により不備や誤字が減少したことや24時間受付可能なオンライン申請ができることによって申請者の負担を減らすなど、今後の行政業務のDX化のきっかけになりました。
③ 申請不備の減少：20%減（全体の25%→全体の5%に不備が減少）
オンライン申請以前は全体の25%に申請不備があり、不備対応に1件あたり20分かかっていました。今回、LoGoフォームによるオンライン申請を導入したことにより、申請不備が全体の5%までに減少し、1件あたりの不備対応も10分に短縮され、手間や時間が軽減されました。
紙による回答では20件程度あった回答不備がオンライン化でほぼ0になり、ミスの確認やデータ化に1件あたり10分ほどかかっていた手間や時間が軽減されました。
国勢調査 調査員・指導員報酬振込口座フォーム
◆ 概要：
国勢調査の調査員・指導員の方への報酬の振り込みを行うための申請フォームをデータのとりまとめもできるLoGoフォームで作成し、申請を紙による集計からオンライン化に切り替えました。
◆ 背景・課題：
計3,500人以上いる国勢調査の調査員・指導員の方への報酬の振り込みを行うための申請は、これまでは紙による集計やチェック作業のため時間がかかっていたことが課題でした。そのため、データのとりまとめにも活用できるLoGoフォームで作成し、申請をオンライン化に切り替えました。
◆ メリット・工夫点：
・LoGoフォームはノーコードなので外注する必要がなく、職員が考えながらフォームの作成ができるため、もともと用意していた紙の様式に近しい内容のフォームを作成できた
・職員のデータ入力の手間が省けた
・実際に外注すると契約から稼働まで最低でも4か月くらいの期間を要するが、企画から運用開始まで14日間で実施できた
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
① 事務処理時間：233.3時間削減（導入前：350時間→導入後：116.7時間）
オンライン化により、データの統合やダブルチェックの時間が削減。それにより、事務処理時間はこれまでの紙での350時間から116.7時間となり、233.3時間の削減となりました。
② 申請不備の減少：ほぼゼロ
紙による申請では全体の20%程度あった不備がオンライン化でほぼ0になり、ミスの確認等の不備対応に1件あたり5分ほどかかっていた手間や時間が軽減されました。
③ コスト削減：50万円の削減
オンライン申請フォームを発注→構築→稼働までを外部へ委託した場合、4か月以上かかっていましたが、LoGoフォームはノーコードで作成できるため企画から稼働まで14日間で実現できました。また、外注した場合は50万円程度のコストが発生することから、5年に一度の調査のため費用対効果を見込めずこれまで電子化を見送っていましたが、今回LoGoフォームを活用して自治体職員が作成することにより、オンライン化が実現できました。
自転車置場駐車許可申請
◆ 概要：
駅前の放置自転車対策のため、市営で安価な無人の駐輪スペースを設け、申請登録をした方のみが駐輪できる自転車置場の登録・駐輪許可申請をLoGoフォームでオンライン受け付けできるようにしました。
◆ 背景・課題：
川口市では、路上駐輪の防止のための安価な自転車置場を提供しており、住民は1回登録すれば1年間指定の自転車置場を利用可能となります。長年ハガキのみの受付で、全体の件数は30,000件程度に上り、一部現行システムによる効率化を試みていましたが、従来の共同利用の電子申請だとパソコン画面のみの対応で、申請者にとって操作が難しいことが課題でした。
◆ メリット・工夫点：
・ハガキ代もかからずに24時間いつでもオンライン申請できるようになった
・スマホでも見やすくなり、申請者にとってわかりやすくなった
・電子申請のためギリギリまで締め切りを伸ばせることになった
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
① 運営時間：5,622時間削減（委託分含む）
（※従来のハガキのみで実施していた場合との比較）
従来ハガキで受け付けいていた分の開封、整理、確認、審査の時間が短縮され、LoGoフォーム導入前は9,427時間かかっていた総運営時間が3,805時間となり、5,622時間も削減されました。
②1件あたりの処理時間：8.3分の削減（導入前：16.6分→導入後：8.3分）
（※従来のハガキのみで実施していた場合との比較）
LoGoフォーム導入後はオンライン申請が増えたことにより、これまでハガキで受け付けていた分の開封、整理、確認、審査の時間が短縮されました。
③オンライン化の割合：19%の増加（以前のシステム：32%→LoGoフォーム：51%）LoGoフォーム導入前のオンライン申請システムは、パソコン画面のみの対応で操作方法がわかりにくいという声がありました。今回LoGoフォームで作成した申請システムはスマホでも見やすく、申請者にとって使いやすいものになりました。その結果、以前のシステム時は、29,380件のうちオンライン申請は9,527件の32%でしたが、LoGoフォーム導入後は27,405件のうち14,221件がオンライン申請によるもので全体の半数以上である51%の方がオンラインで申請しました。
中央図書館学習席事前予約
◆ 概要：
中央図書館の学習席の事前予約をオンライン受付できるようにしました。
◆ 背景・課題：
コロナ禍前の学習席は自由に利用でき、長時間利用も可能であったため、席を確保するための開館前の行列が課題となっていた。
コロナ禍における利用再開時に３密を回避するため、利用時間枠を定め、申込・入替制による利用に改め、更に、土・日・祝日などの「特定日」については、事前予約ができることとした。
◆ メリット・工夫点：
・利用者が非来館でも学習席の事前予約ができる
・開館待ちの行列が緩和された。
・入替制により多くの人が利用できる（公平性が高まった）
・予約フォームの設定については、利用者にとって、見やすいレイアウトを心掛けた
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
① オンライン化の割合：75%
予約はオンラインと窓口での併用受付。オンラインの割合は約75％
行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」の定性効果アンケート
2021年6～8月に実施したLoGoフォーム研修会に参加した8自治体112名の職員に、LoGoフォームを活用した行政デジタル化の定性効果についてアンケート調査をしました。LoGoフォームは、従来のベンダー企業が受注・開発をして費用や時間がかかるシステムモデルを脱却し、自治体職員が現場のDXニーズに迅速に対応できるよう、職員が簡単にフォームを構築できる「ノーコード」な点が特長です。アンケートでも9割超が「自分でフォームを簡単に作成できる」と答えるなど職員がデジタル化を主体的に進めることが期待できます。
本記事のトラストバンクのコーポレートサイトで掲載されたニュースリリースはこちら
