※本記事は2021年12月20日にトラストバンクのコーポレートサイトで掲載されたニュースリリースの転載になります。
三重県松阪市様のLoGoフォーム導入事例をご紹介いたします！
三重県松阪市様 LoGoフォーム導入事例概要
国体シンボル”松阪市の火”の愛称投票やマラソン完走メダルデザイン投票もオンライン化
松阪市は2020年7月にLoGoフォームを導入し、行政手続きや庁内業務のデジタル化を進めてきました。GIGAスクール構想に向けた家庭のWi-Fi状況調査では、児童・生徒に貸与しているタブレットを通じてLoGoフォームでアンケートを募り、約63時間の業務が削減しました。
活用事例
GIGAスクール構想に基づくWi-Fi接続調査
◆ 概要：
家庭への持ち帰り学習などICT活用が広がるなかで家庭のWi-Fi整備状況、Wi-Fi接続状況の実態を把握するためのアンケートをLoGoフォームを活用したオンライン回答で実施しました。
◆ 背景・課題：
松阪市では、GIGAスクール構想のもと市内の小中学生12,152人に対して1人1台のタブレットを貸与しています。そのなかで学校での活用だけではく、持ち帰り学習等にも活用の幅が広がり、各家庭でのWi-Fi環境および接続状況の実態を把握する必要がありました。そこで家庭のWi-Fi環境の有無を確認するだけでなく、Wi-Fi接続への協力を依頼する調査をLoGoフォームで作成し、貸与したタブレットでの回答を依頼するようにしました。
◆ メリット・工夫点：
・紙への印刷、配布・仕分け・集計などの手間がなくなった
・庁内の決裁者にプロトタイプを示すことで、細かな要望や変更を即時反映させながら短時間で完成させることができた
・回答も不備などなく、調査に対する保護者からの問い合わせもほとんどなかった
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
①オンライン化の割合：100%
本事業において、すべての回答をオンライン上で募ることにしました。回答期限は2週間程度でしたが、12,152人を対象とし、半数以上の7,638件の回答が集まりました。紙での配布はなく、すべてオンライン回答のため、回答結果もリアルタイムで集計され回答不備も10件程度に収まりました。
② 業務時間：62.9時間の削減（導入前：78.2時間→導入後：15.3時間）
すべてオンライン実施したため、印刷や各学校に配布するための仕分け時間などの準備時間に27時間程度を要することが想定されていましたが、すべてLoGoフォームでのオンライン回答としたことにより、12時間の削減となりました。併せて、運用開始後の作業時間についても、紙で実施した場合はデータ化に51.2時間（0.4分×7,683件）要することが想定されていましたが、オンライン回答のためデータ化に要する時間を0.3時間まで減らし、50.9時間の削減となりました。
③ ペーパーレス化によるコスト削減：24,600枚削減（委託分含む）
オンライン回答を実施したことにより、ペーパーレス化が進みました。紙で実施した場合、紙代・印刷費代として24,600円（印刷費1枚0.5円/紙代1枚0.5円、12,300枚×2種類×1円=24,600円）かかることが想定されていましたが、オンライン回答によりこれらの経費が削減されました。
国体シンボル”松阪市の火”の愛称（炬火名）の投票
◆ 概要：
三重とこわか国体開催期間中のシンボルについて、市内の中学生の意見を聞き、市民参加型の運営を目指すための”松阪市の火”の愛称（炬火名）の投票をLoGoフォームで作成し、オンラインで実施しました。
◆ 背景・課題：
オリンピックの聖火にあたり、三重とこわか国体・三重とこわか大会開催期間中のシンボルとなる「炬火（きょか）」の愛称を市内の小中学生の意見を聞き、市民参加型の運営を目指し、愛称の応募は小学生、投票は中学生に行ってもらうことにしました。そんななか”松阪市の火”の愛称（炬火名）を市内小学校5年生・6年生を対象に募集した結果、合計で524点の応募をいただきました。応募いただいた炬火名の中から、松阪市実行委員会が選考した20点を対象にタブレットを貸与されている市内全中学生を対象に投票いただくためにLoGoフォームで投票を受付することとしました。
◆ メリット・工夫点：
・中学生に対し3日間という短期間でしたが、4,000名中、2,600件の回答がありました
・学校を通じて紙で投票を募るよりも業務効率やペーパーレス化が進みました
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
①オンライン化の割合：100%
本事業において、すべての回答をオンライン上で募ることにしました。回答期限は3日間でしたが、4,000人を対象とし、65%の2,600件の回答が集まりました。紙での配布ではなく、すべてオンライン回答のため、回答結果もリアルタイムで集計され回答不備も0.5%以下の10件程度に収まりました。
② 業務時間：56.1時間の削減（導入前：64.7時間→導入後：8.6時間）
すべてオンライン実施したため、紙で実施していた場合に想定された印刷と各学校への配布するための仕分け時間などの準備時間が13.4時間かかることが想定されていましたが、LoGoフォームでのオンライン回答導入後は8時間となり、5.4時間の削減となりました。併せて、運用開始後の作業時間についても、紙で実施していた場合は51.3時間かかることが想定されていたものが、データ入力作業に43時間、集計・グラフ化の時間も8時間程度削減され、導入後は0.6時間まで短縮、計50.7時間の削減となりました。
③ ペーパーレス化によるコスト削減：16,000枚削減（24.8万円の削減）
オンライン回答を実施したことにより、ペーパーレス化が進みました。紙で実施した場合、紙代・印刷費代として248,000円（カラー印刷費1枚15円/紙代1枚0.5円、4,000枚×4枚×15.5円=248,000円）かかることが想定されていましたが、オンライン回答により経費が削減されました。
みえ松阪マラソン２０２１完走メダルデザイン投票
◆ 概要：
三重県初のマラソン大会の機運を高めるとともに参加型の大会とするためのメダルデザインをLoGoフォームでオンライン投票できるようにしました。
◆ 背景・課題：
三重県初のフルマラソン大会「みえ松阪マラソン２０２１」開催に向けて発信することで、住民をはじめ全国多くの方に松阪市を知ってもらい、マラソン大会の機運を高めて参加型の大会にしたいという想いがありました。そこで、大会を彩る完走メダルデザインをLoGoフォームを用いたオンライン投票で募ることにしました。
◆ メリット・工夫点：
・従来は広報誌などで投票を依頼したり、投票用紙を紙で配布していましたが、今回は公式Facebookを利用してLoGoフォームのURLとQRコードで発信することで多くのシェアがあり拡散された
・回答数の推移がグラフで見れるので、どの時間で発信すると回答が伸びるのかなどFacebookと連動した動きができた
・LoGoフォームがあることでこれもできるのではないか？とオンライン上での業務改善意識が強まりました
◆ LoGoフォームによるオンライン化の効果：
①オンライン化の割合：100%
本事業において、すべての回答をオンライン上で募ることにし、566件の回答が集まりました。
② 業務時間：31.4時間削減（委託分含む）
紙で実施した場合、データ化に1分×566件（9.4時間）を要することが想定されていましたが、オンライン回答のためデータ化する時間を削減できました。また、グラフ化もLoGoフォームの自動機能を使ってすぐにでき、紙で実施した場合より集計作業も22時間削減され、業務時間が31.4時間削減されました。
行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」の定性効果アンケート
2021年6～8月に実施したLoGoフォーム研修会に参加した8自治体112名の職員に、LoGoフォームを活用した行政デジタル化の定性効果についてアンケート調査をしました。LoGoフォームは、従来のベンダー企業が受注・開発をして費用や時間がかかるシステムモデルを脱却し、自治体職員が現場のDXニーズに迅速に対応できるよう、職員が簡単にフォームを構築できる「ノーコード」な点が特長です。アンケートでも9割超が「自分でフォームを簡単に作成できる」と答えるなど職員がデジタル化を主体的に進めることが期待できます。
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