※本記事は2021年12月20日にトラストバンクのコーポレートサイトで掲載されたニュースリリースの転載になります。
香川県高松市様のLoGoフォーム導入事例をご紹介いたします！
中学校体育施設の利用登録申請をLoGoフォームを活用してデジタル化することで、オンライン申請率は94%に上りました。また、市民満足調査や職員向け情報セキュリティ研修にもLoGoフォームをご活用いただきました。
香川県高松市様 LoGoフォーム導入事例概要
職員の申請業務も45時間削減、職員研修や市民満足度調査もデジタル化
高松市は2020年7月にLoGoフォームを導入し、行政手続きや庁内業務のデジタル化を進めてきました。中学校体育施設の利用登録申請は、これまで窓口か郵送で書類申請のみを受け付けていましたが、LoGoフォームで24時間申請できるようにしたところ、94%がオンライン申請を利用しました。
高松市コメント
総務局デジタル推進部情報マネジメント課 六車 明人 様
LoGoフォームの優れたUIは、フォームを作成する職員にとっても、大きなメリットであり、活発な利用によって、導入による数値的な効果はもちろん、業務の組み立て方や、フロー全体を見渡す良いきっかけづくりになっていると感じています。
また、フォームシェア機能は、これまでの自治体ごとに業務を進めていくスタイルから、全国の自治体が、それぞれの得意な分野の知識・経験をシェアし、課題の克服に取り組んでいくスタイルの新たなプラットフォームとして、利用している自治体同士で、積極的に利用・共有していきたいと考えています。
活用事例
中学校体育施設利用登録申請
概要
一部の高松市立中学校の体育施設（体育館・運動場）を住民のスポーツ活動のために夜間開放しており、事前の利用登録申請をLoGoフォームでオンライン受け付けできるようにしました。
背景・課題
これまでは、窓口か郵送で紙申請のみを受け付けていたため、住民が平日に窓口に行ったり郵送手続きをしたりする負担が課題でした。コロナ禍で窓口の「3密」を避けたいという背景もあり、オンライン化をしました。
メリット・工夫点
- 住民は24時間いつでもどこでもオンラインで利用登録ができ、紙の記入負担も軽減
- オンライン化のために市の要綱改正など従来の申請フローを見直すきっかけになった
LoGoフォームによるオンライン化の効果
① 申請対応の業務時間：約45時間削減（72.5時間→27.9時間/申請150件）
これまで窓口申請では1件あたり全体で29分かかっていましたが、オンライン申請で約10分に短縮。150件の申請で計44.6時間の削減効果が見込め、自治体の手続きにかかる業務効率化につながりました。
② オンライン化の割合：94%（141件/150件がオンライン申請）
オンライン申請は150件のうち141件と94%も占め、住民サービスのデジタル化促進につながりました。利用者は高齢者スポーツ団体など年齢層が高い人が多いですが、案内文でオンラインの活用を周知した結果、団体の仲間と試行錯誤しながら入力するなど、高齢の方が電子申請にチャレンジするきっかけとなりました。
③ ペーパーレス化：450枚削減（1件あたり4枚→1枚）
紙申請では1件あたり4枚の紙を消費していたところ、オンライン申請では1枚で済むように。150件の申請で計450枚削減でき、ペーパーレス化につながった。
市民満足度調査
概要
市民の声を市政に反映するため高松市総合計画「基本構想」の各施策への満足度などに関する調査を実施。18歳以上の市民2500名に毎年実施しているアンケートをLoGoフォームでオンライン回答できるようにした。
背景・課題
これまでは紙による郵送受け付けのみだったため、若い世代の回答率が数パーセントと低いことが課題でした。さらに、業務面でも職員がアンケートの回答用紙からExcelシートに転記していたため、特に自由記述欄はボリュームが多く、早く正確に集計するためにも手入力の削減を図る必要がありました。
メリット・工夫点
- オンライン申請により、若い世代の回答率が数パーセントほど増加
- 紙からデータに入力する必要がなくなり99時間の時間削減かつ回答内容がリアルタイムに確認できた
- 紙に比べてオンライン回答は不備がほとんどなくなった（従来は20件ほど）
LoGoフォームによるオンライン化の効果
① 業務時間：99時間削減
従来は、紙から回答データをExcel入力して2人でチェックしていた業務が不要になり、1件あたり22分の処理時間が2分ほどに削減され、計99時間の削減効果につながりました。LoGoフォームの管理画面上で回答データをリアルタイムに集計し、閲覧できるようになったことで業務スピードも向上しました。
② オンライン回答率：約3割（297件/1000件）
紙とオンライン回答を併用したところ、1000件中297件の約3割がオンラインからの回答でした。今後も対象者によってはオンライン化のみにするなど利用促進していく予定です。
③ 回答不備の減少：ほぼゼロ・200分削減（20件→0）
紙による回答では20件程度あった回答不備がオンライン化でほぼ0になり、ミスの確認やデータ化に1件あたり10分ほどかかっていた手間や時間が軽減されました。
職員向け情報セキュリティ研修
概要
職員の情報セキュリティの意識向上のため、毎年、管理職約100名を対象に会議室で講師による研修をしていましたが、LoGoフォームを活用して全職員を対象としたオンライン研修に切り替えました。情報セキュリティに関する各項目のテキストや習熟度チェック、研修アンケートもオンライン完結するようになりました。
背景・課題
従来の集合研修は、委託料が約100万円かかっていたため経費削減を検討していました。また、受講者が管理職に限られていたため、全職員約6000名が受けられるように研修方法を変える必要がありました。
メリット・工夫点
・LoGoフォームによるオンライン化で委託料100万円のコストや、契約事務・会場準備などの調整が削減。
・LoGoフォームで受講した職員は4175名に上り、受講率が全職員の7割まで向上した
LoGoフォームによるオンライン化の効果
① 業務時間：33時間削減（準備含む）
従来の会場準備や委託先との調整などの時間が不要になり、全体で33時間の業務効率化につながりました。
② 研修受講率：約70%※4175人（従来：1.6%※100人）
LoGoフォームでオンライン化したことで管理職100人から全職員約6000人に対象が広がり、約7割にあたる4175人が受講。庁内全体の情報セキュリティの意識向上につながりました。
③ コスト削減：100万円削減
これまでは外部委託料が100万円かかっていましたが、LoGoフォームで担当課が自ら研修フォームを構築したことで、経費削減をすることができました。また、庁内事情に応じた研修内容の工夫もしやすくなりました。
行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」の定性効果アンケート
LoGoフォームは高松市様を含め、多くの自治体様にご利用いただいています。
2021年6～8月に実施したLoGoフォーム研修会に参加した8自治体112名の職員に、LoGoフォームを活用した行政デジタル化の定性効果についてアンケート調査をしました。LoGoフォームは、従来のベンダー企業が受注・開発をして費用や時間がかかるシステムモデルを脱却し、自治体職員が現場のDXニーズに迅速に対応できるよう、職員が簡単にフォームを構築できる「ノーコード」な点が特長です。アンケートでも9割超が「自分でフォームを簡単に作成できる」と答えるなど職員がデジタル化を主体的に進めることが期待できます。
行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」について興味を持っていただいた方はぜひ、お気軽にお問合せくださいませ。
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