袖ケ浦市様では、特別職を含めた全職員がLoGoチャットを活用しています。今回は、市長様からの声掛けをきっかけに開始した庁内連携や活用方法のほか、全庁展開時の工夫についてもお伺いしました！
（取材日：令和4年11月9日）
◆お話をうかがった方
行政管理課 係長 成清和弘様（写真右）
行政管理課 宮澤和人様（写真左）
千葉県袖ケ浦市
◆人口：65,633人（令和4年11月1日現在）
◆世帯数：29,059（令和4年11月1日現在）
◆予算規模：28,230,000千円（令和4年度当初予算）
◆面積：94.92平方キロメートル
■はじめに、アカウントの配付状況について教えてください。
アカウントは特別職を含む全職員(但し、会計年度任用職員は除く)に配付しました。外出時や緊急時も連絡が取れるというメリットから、約400名がモバイルアプリを利用しています。
LoGoチャットの組織は、特別職と全職員が参加している組織と、市長・副市長・秘書課・広報課のみが参加している組織の2つを作成し、連絡先を分けて運用しています。
■特別職にアカウントを配付したきっかけを教えてください。
最初は、企画部門の部長職がLoGoチャットとLoGoフォームの記事を見て、企画部門内で小規模の無料トライアルを開始しました。トライアルで活用方法を検討する中、他社製のソフトを用いて、時間外や休日に緊急の連絡をとっていた「コロナウイルス対策本部」で利用しようとの声があり、職員だけでなく、特別職にも利用いただくようにしました。
■特別職が参加されているトークルームには、どんなものがありますか。
【袖ケ浦市組織】
「コロナウイルス対策本部」、「災害対策本部」、市長と管理職の連絡用のトークルームや、イベント用のルームなどを作成しています。
「コロナウイルス対策本部」では、緊急の連絡をすることがあり、市長了承のもと、対策本部員となる副市長や教育長、各部長の私用スマートフォンへモバイルアプリを導入したことから、部長職以上は他職員よりも先行してモバイルアプリの利用を始めました。
【袖ケ浦市秘書広報課連絡用組織】
市長が市内のイベントに参加した際に、広報で利用するためにスマートフォンで写真を撮ってアップロードしたり、外出先でも資料の確認をするために利用しています。
■LoGoチャットの利用シーンについて教えてください。
庁内でのコミュニケーションはもちろん、庁外からの連絡もLoGoチャットに置き換わっています。具体的には、選挙日当日の投票所からの投票者数の連絡はこれまで電話で受けていましたが、現在はLoGoチャットで行っています。事務処理も早くなりましたし、少ない人数で対応ができるようになりました。
■特別職の皆様にご利用いただくにあたり、工夫した点や苦労した点を教えてください。
袖ケ浦市では、市長を本部長として、市の行政改革の方針を決定する行政改革推進本部において、チャットの有用性を説明し、全庁的に利用していくことを決定しました。もっとも、市長が新しいツールに肯定的で、チャットに限らず「皆が働きやすくなるツールは、効果が出せるなら積極的に導入しよう」という考え方であるため、理解を得やすかったのかもしれません。想定した以上にスムーズに利用開始することができました。
なお、個別の操作に関しては、必要に応じて秘書担当がフォローを行っています。特別職の方が使い方に困ったときに、すぐに周りに相談できる体制作りは重要だと感じます。
■一般職の皆様にご利用いただくにあたり、工夫した点や苦労した点を教えてください。
これまで庁内のコミュニケーションは電話の内線が一般的でしたが、電話だと電話を受ける側の時間を拘束しているということを認識してもらい、チャットで済むことはチャットに置き換えようと進めていきました。試行導入から約１年半経過した今では、チャットが無いと仕事にならない、と言われるくらいに庁内で浸透してきています。
一方で、導入当初は長期間ログインをしていない職員もいました。そこで、導入から１か月程度経過した際に、庁内会議で利用を促すアナウンスを行いました。その後は庁内全体の利用頻度も上がってきています。
ただ、一番大きいのは市長が効果を実感し、率先して利用していただいていることだと思います。
■どのような導入メリットを感じていますか。
外出先でも緊急性のあるやりとりを行えることが、LoGoチャットを導入してよかったと一番実感することです。特にLoGoチャットでは、既読・未読が確認できるので、情報が相手に到達しているか把握できる点が便利だと感じています。
チャット導入前は、業務上のやり取りは電話が当たり前でしたが、今ではチャットが当たり前になり、仕事のやり方が大きく変わったと実感しています。
■今後検討している新しい使い方があれば教えてください。
日常業務以外では、LoGoフォームと併せて防災訓練での利用を試しました。市長が災害対策本部のトップでもあるので、防災訓練のやり方も変えようという動きがあります。現場から写真の共有が簡単にでき、庁内の職員は自席にいながら現場の様子を確認できるという点にメリットを感じています。実際に災害が起きた際にもこのメリットを活かして迅速に対応を行いたいと思います。
その他、県庁や近隣市町村との連携での効果も大きいため、一般職の職員に対して、来年度、LoGoチャットユーザーグループ（注1）への参加の呼びかけも行う予定です。
注1 LoGoチャットユーザーグループは、LoGoチャット上に開設された全国の自治体職員のためのコミュニティです。
https://publitech.fun/entry/2020/08/28/155755
袖ケ浦市様、貴重なお話をいただき、ありがとうございました！
なお、袖ケ浦市様の事例をまとめた、庁内展開用のA4資料がございます。ご希望の方はサポートルームよりお声掛けください！
※資料のお渡しは自治体様に限ります。
