議会事務局と議員との連携用に、LoGoチャットをタブレットとスマートフォンで利用している曽於市様。今回は、議員への導入開始時の工夫だけでなく、導入後の利用促進のポイントについてもお話いただきました！
（取材日：令和4年9月16日）
◆お話をうかがった方
議会事務局 梅木 康氏（写真右）
富永 大介氏（写真左）
◆鹿児島県曽於市
◆人口：33,665人（令和4年9月1日現在）
◆世帯数：17,413世帯（令和4年9月1日現在）
◆予算規模：25,989,776千円（令和4年度当初）
◆面積：390.14 km²
■はじめに、アカウントの配布状況について教えてください。
曽於市では、自組織※とは別に、議会事務局と議員のみが参加する議会組織を作成しています。議会事務局職員6名と議員全20名がアカウントを所有し議会組織に参加しておりますが、議員全員がLoGoチャットのモバイルアプリをタブレットと個人のスマートフォンにインストールしています。
LoGoチャットの導入については、元々別のチャットツールを利用していたこともあり、抵抗感なく利用をしていただけていますね。
※ 自組織とは、主に各自治体の庁内職員様が参加するLoGoチャット上の環境
■現在、議会関連で使っているルームについて教えてください。
3つある常任委員会のルームや、議員と議会事務局の全員が参加する「全員協議会」ルーム、その他、特別委員会のルームを都度作成して活用しています。ルーム作成のルールは設定しておらず、議員が個別にトークルームを作ることも可能にしています。会派毎にトークルームを作成されているかもしれないですね。
■具体的な活用方法について教えてください。
主に、事務連絡や情報共有で活用しています。「全員協議会」ルーム内でのやりとりが多く、会議の案内や日程変更等に加えて訃報の連絡も行っています。委員会毎のトークルームで連絡したものに対して、「全員協議会」ルームに返信がくることもありますが、まずはLoGoチャットで返信があればOKとしています。
なお、会議資料等については別ツールで共有を行っているため、トークルームの中では主にテキストメッセージのやり取りをしています。
■導入開始時に工夫されたことはありますか？
最初は、事務局側で議員全員のタブレットにモバイルアプリをインストールし、配布を行いましたが、通知に気づかない方が多く、議員からも同様の声を受けましたので、議員個人のスマートフォンにも事務局側でインストールを行いました。
スマートフォンから通知が届くことで、タブレットのみで運用していた時に比べメッセージに気づきやすくなり、連携もスムーズになりました。スマートフォンの利用を進めることで、議員が通知に気づけないという課題を改善できたと感じています。
利用ルールに関しては、タブレットの使用規定は作成していますが、まずは触れて慣れていただくことが重要と考え、LoGoチャットの利用ルールは基本的には特に定めていません。
■導入後の利用促進のポイントを教えてください。
導入開始時から、モバイルアプリをスマートフォンにもインストールすることが重要だと感じています。曽於市庁内展開時は、モバイルアプリは段階的な導入となりましたが、通知に気づかない人がいるという課題があったため、導入時からスマートフォンにもインストールを行うことで、通知の受取り漏れも防ぐことができると思います。
操作方法に関しては、元々年４回の定例会に合わせて開催していた研修会の中で、タブレットやLoGoチャットの操作研修も行うことで周知を図っています。LoGoチャット研修会では、スクリーンにチャット画面を投影しながら実施していますが、内容については、高齢の議員も多いことから、新しいことを盛り込みすぎないように1個ずつゆっくりと段階的に紹介していくことを意識しています。研修会は、一時期終了する話もありましたが、議員からの継続してほしいという声を受けて継続することとなりました。LoGoチャットに慣れてきている状況の中でも、機能の確認や紹介ができているのは、研修会の場があったからだと感じています。
■今後検討している新しい使い方があれば教えてください。
機能や使い方が浸透することで活用が広がっていくと感じていますので、まずは、まだ紹介できていないノートやボットなどの便利機能を、研修会を通じて拡げていきたいと思っています。
その他、議員広報誌の原稿や掲載写真の修正・確認、災害時の写真共有による状況報告、各委員会の委員長報告にも活用できればと考えています。議員から主体的に情報共有を行って頂ける状態になれば、理想的ですね。
曽於市様の事例をまとめた、庁内展開用のA4資料がございます。
ご希望の方はサポートルームよりお声掛けください！
※資料のお渡しは自治体様に限ります。
