７万人規模のイベントを成功させた宮津市。３か月半の準備期間を経て、当日の運営までどのようにLoGoチャットを活用して円滑に進められたのか？たっぷり伺いました！
（取材日：令和6年8月27日）
◆お話をうかがった方
総務部総務課情報推進係 DX推進担当課長 上山 直仁氏
◆京都府宮津市
◆人口：16,068人（令和6年7月末現在）
◆世帯数：8,173（令和6年7月末現在）
◆予算規模： 205億180万1千円（令和6年度当初予算）
◆面積：172.74平方キロメートル
■はじめに、今回のイベント『みやづ賑わいフェスティバル』について教えてください。
市制施行70周年を記念し、ブルーインパルスの展示飛行の招致、7市町村の物産展、海上自衛隊の音楽隊によるパフォーマンス、陸上自衛隊のジープや装甲車の展示、伝統芸能のステージイベント、地元の中高吹奏楽部の演奏などを行いました。
これまでのイベントですと、大きなもので毎年8月に行っている灯篭流し花火大会がありますが、今回の『みやづ賑わいフェスティバル』は、その2,3倍となる7万人もの来場者が集まり市が始まって以来の大規模イベントとなりました。
■普段のLoGoチャットの利用状況を教えてください。
令和5年から正職員と一部の会計年度任用職員にアカウントを配布し、PCとスマートフォン（モバイルアプリ）の両方で利用しています。
業務におけるスマートフォン利用について、セキュリティの観点から個人SNSの業務利用を無くしDX推進担当で制御できるコミュニケーション方法を取っていきたかったのでBYOD（※）でLoGoチャットを利用できるようにしました。
トラストバンクの研修メニューの実施、利用にあたってのガイドラインの展開を通じて全庁的に利用しています。
※BYOD…Bring Your Own Deviceの略。個人が私物として所有しているPCやスマートフォンを業務に使う利用形態のこと。
■イベントの準備段階ではどのようにLoGoチャットを活用しましたか？
普段は課や係の中でトークルームを作って利用していますが、今回のイベントは全庁的なものだったので課や係を横断し、イベントの部局ごとにトークルームを作成しました。
その中でもノート機能は関連機関との協議の議事録や、イベントまでのタスク管理として活用しました。チャットだとどうしても情報が流れてしまうのでノート機能を使うと、メンバーが見逃すことなく共有できて良かったですね。
来場者からのよくある問合せも、ノートに書き溜めて職員で共有できるようにしました。
特別職もトークルームに参加していたので、副市長から職員に直接指示が飛ぶといった場面もありました。間に人を挟むと伝言ゲームのようになってしまうところ正しい指示をスピーディーに出すことができたのが大きかったと思います。
またイベントのWebサイトに公開する画像や情報を、インターネット環境同士でやり取りするためファイル転送ボットも活躍しました。
■イベントの当日の運営にはどのようにLoGoチャットを活用しましたか？
当日は4会場あり、各会場、及び周辺道路の状況などをリアルタイムで共有する必要がありました。
そのため会場本部のモニターにLoGoチャット画面を投影し、各会場の職員が状況を逐一トークで共有、何かあった際は、本部からすぐに指示を出せる体制を整備しました。
各会場、本部には警察もいましたが、連携手段が無線だったのでLoGoチャットで画像とあわせて情報共有ができたのは、大変便利でした。
■イベントを通じてLoGoチャットの利用が活発化したということでしたが、イベント前後で庁内の利用状況に変化はありましたか？
これまであまりLoGoチャットを使っていなかった管理職がイベントを通じて活用するようになったことで、トップダウンで職員全体の利用率が上がりました。
具体的に言うと、アクティブユーザー数は180~190ほどで、イベント前は毎月のメッセージ数が4,000~5,000でしたが、イベント月は15,000にまで達しました。イベントが終わったあとも5,500~6,500と、通常時のメッセージ数も1,000程上がりましたね。
■LoGoチャットを活用して、どういった利便性を実感されましたか？
導入前は、コミュニケーション手段は内線・外線電話が基本で、特にイベントがあると複数の関係者と、電話でやり取りする必要がありました。それがチャットに置き換わり、複数人でコミュニケーションが取れるようになったことで、電話にとられる時間はかなり削減されました。
また議事録は紙で印刷し、見たらハンコを押して次の人へ回すという手段を取っていましたが、本イベントでは議事録の約半数を、LoGoチャットのノート機能に置き換えられました。紙での対応と比較し工数が減り、職員に一斉に共有できることがメリットだと感じます。
■今後LoGoチャットをどう活用しようと考えていますか？
新たな試みとして、国際交流関連事業においてもLoGoチャットを活用し始めました。
今年8月上旬に、姉妹都市であるニュージーランドのネルソン市へ学生訪問団を派遣した際、訪問団として海外に行っている中高生とその保護者へ、一時的にゲストアカウントを配布しました。
そして、現地に随行する市職員が参加した「訪問団のトークルーム」を作りその中で情報共有をしてもらいました。日常的にスマートフォンを使っている学生さんたちは、LoGoチャットも気軽に使えますし、保護者としては「海外での状況を知れて安心。」とのお声をいただきました。
市も状況を円滑に把握できるので、今後も活用していきたいと考えています。
宮津市様、貴重なお話を教えていただきありがとうございました！
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