皆さん、こんにちは！パブリテック事業部プロダクト担当の藤谷です。
LoGoチャットのノート機能はとても便利ですが、「便利だから」という理由でノートを作りすぎてしまうと、気付いた時にはノートが増えすぎていて、探しづらくなったりすることもあるかもしれません。
今回は、スマートにご活用いただくためのノート整理術を4つお伝えいたします。
※ノート機能につきましては、以下のページでも紹介されています。基本的な使い方はこちらからご確認ください。
1.ノートを作成する前に「トークルーム」を整理する
すべての連絡を、一つのトークルームで行ってしまっていませんか？ 目的に合わせたトークルームを作成し、用途に応じて使い分けることで、情報共有が活性化すると同時に、必要な情報をすぐに見つけることができます。
トークルームが多くなりすぎるという場合は、以下のようにルーム名の命名規則を定めるのもおすすめです。トークルームごとの目的や機能が明確になります。
例えば、以下のように先頭に識別子をつけることで、ルームの整理・検索がしやすくなります。以下は事例となりますので、例えば、日本語で[外部連携]ICT＋事業者B、[サポート]庁内システム環境問い合わせなど、庁内で相談し、工夫してみてください。
| 命名規則 | 例 |
| [ex]：外部との連絡 | 例 :[ex]ICT＋企画課＋事業者A、[ex]ICT＋事業者B |
| [team]：：特定のチームに関連する業務や活動用 | 例 : [team]ICT推進課、 [team]財政課、 [team]総務課 |
| [help]：あるテーマに関する質問、サポート用 | [help]庁内システム環境問い合わせ、[help]LoGoチャット問い合わせ |
| [ope]：継続して発生する業務用 | [ope]決裁、[ope]月次請求 |
| [event]：イベントの企画、日程調整等 | [event]チョイスcafeイベント |
| [prj]：プロジェクト | [prj]窓口改善、[prj]キャッシュレス導入、[prj]議会ペーパーレス検討 |
| [share]：情報共有用。急ぎがないもの。定期的に発信しているもの | [share]セミナー、研修会メモ、[share]雑談、[share]ニュース |
また、トークルーム左上の★をクリックすることで、そのトークルームをお気に入りに追加し、上部に表示させることが可能ですので、併せてご活用ください。
トークルームの作成につきましては、他にも様々な作成事例がございます。ご不明な点がございましたらサポートルームよりお気軽にお問い合わせください。
2.ノートの名前に命名規則を設定する
トークルームと同じイメージですが、ノートの名前にも命名規則を設定します。そうすることで、ノートの内容がタイトルからわかりやすくなり、探しやすくなります。LoGoチャットの検索機能では、ノートの中身まで、検索することができません。ですので、タイトルを工夫して頂くことがとても重要ですね。
ノートの名前例：
- 「日程調整_〇〇〇〇」
- 「メモ_〇〇関連」
- 「設定方法_〇〇〇〇」
- 「手順書_〇〇〇〇」
- 「議事録_〇〇〇〇」
- 「アジェンダ_〇〇〇〇」
定例会議用トークルームの場合は以下のように「アジェンダ」「議事録」を必ず先頭につけるようにしたり、
ICT推進課では、設定方法に関する手順を課内で共有するための「設定方法_〇〇〇〇」や、「メモ_〇〇関連」といったように、簡単なメモを残すためのノートを作成したりすることもおすすめです。
3.ノートの公開期限を設ける
日程調整や一時的なメモなど、一時的にしか有効ではないノートは、公開期限を設けて、一定期間が経過したら削除する運用をおすすめします。
例えば、会議の日程調整は、その会議が終わったあとは、もう使わなくなるかと思います。そのまま残り続けるとノート内にたまって見づらくなってしまいます。
会議後は1週間以内に削除といった運用をしていただくことで、よりノート欄が見やすくなります。
4.よく使うノートはテンプレート化する
会議の日程調整、会議の案内、アジェンダ、議事録等、よく使うノートはテンプレート化することもおすすめです。
ノートのタイトルの先頭に「テンプレート」とつけておくことで、次回以降使いまわしがしやすくなります。
本文欄はCtrl+Aで全選択、Ctrl+Cでコピーをすることができ、他のノートを作成する際にそのまま貼り付けられます。最初にテンプレートを作っておけば、会議のアジェンダや議事録に統一感が生まれ、読みやすくなるので、ぜひご活用ください。
まとめ
以上、LoGoチャットの便利機能ノートを、より便利に、スマートに使っていただくための整理術を４点お伝えしました。どれもすぐに実行いただける内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。
ご不明な点がございましたらサポートルームでお問い合わせを受け付けております。他にも詳しい事例を知りたい、やってみようと思ったけどよくわからないなど、些細なことでもお気軽にお問い合わせください！
