まずは部署内で!情報連携が加速するチャットの使い方4選

こんにちは!パブリテック事業部 カスタマーサクセス担当の原田です。

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 何やらうちの部署でもLoGoチャットなるものが導入されたらしい!

 さっそく使ってみたいけど、一体何から始めれば?

 

 

今回は、「チャットがどんなものかは何となくわかるけど…どう使ったら便利なの?」と疑問に思っている方へ、情報共有・意思決定が迅速化するLoGoチャットの使い方をご紹介したいと思います!

1.まず初めに組織別トークルームを作ってみよう

まずは同じ部署や係のトークルームを作ってみましょう!

その時に、使い方のルールを決めて、メンバー全員の共通認識を作ることがポイントです。トークルームを作っただけだとなかなか使われず、結局対面・電話・メールで連絡を取り合う、、ということになってしまいがちなので、このトークルームはどんな時に使うのか、用途などの運用ルール設定とメンバー全員への周知をセットにするとスムーズです。

 

例えばこんなトークルームが便利!

・所属の課全員参加ルーム

課全体に連絡事項があるときや、勤怠連絡はここへ

ノートを掲示板として使用

・係ごと

課全体とは分けてつくると分かりやすい

・役職ごと
役職ごとの会議など、日程調整や資料の事前共有が可能に

 

こんな効果が☞

😊 上司や係内での相談もスキマ時間を活用できるようになった!

😊 各課への依頼や報告も課内で共有し、迅速対応・漏れを防げた!

😊 メールとは違って言葉のキャッチボールに近く、気軽に意見が出しやすい

2.資料の共有が楽に!目的別トークルームを作ろう

組織別のトークルームを作ったら、目的別のトークルームを作ってみましょう!

オススメは資料回覧用ルーム!

資料をメールで送っても、相手が確認したのか分からなくてやきもきしたり、紙資料の回覧だと時間がかかって不便だと感じたりしたことはありませんか?

LoGoチャットで資料を共有すると、メンバー全員に即時に資料が共有でき、既読未読機能やノート機能で閲覧状況を確認できます。

 

▼既読をクリックして閲覧状況をチェック

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▼ノートに資料を添付、チェックボックスで閲覧状況をチェック

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こんな効果が☞

😊 メールを打つ手間が省け、全員にいっぺんに共有できて楽!

😊 紙での回覧をやめて、ペーパレスを実現!

😊 いつでもどこでも見たいときに資料を見返すことができる!

 

資料回覧ルームの他にも、便利なトークルーム事例がたくさん簡単すぎるぞLoGoチャットマニュアル』の24頁~に載っています。ぜひ参考にしてみてください!

3.紙・ハンコレスへ。簡易決裁で使ってみよう

決裁用のルームを作り、簡易決裁でLoGoチャットを使っているという事例もあります。

▼アクションスタンプの[セレクト]を使って

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保存年限のあるものは難しいですが、課内で課長に確認する簡単な決裁などでお使いいただけます。

 

こんな効果が☞

😊 忙しくてなかなか自席にいない上長にも、スマホで、スキマ時間で確認してもらえる!

😊 意思決定が迅速化し、ペーパーレス化にもつながった!

 

4.チームワークUP!FAQやナレッジ共有の場として

 よくあるお問い合わせや、ナレッジ共有のトークルームを作ることで、チーム全体の生産性・業務効率UPにつながります。

例えば、情報部門や総務部門などは、日々庁内からの問合せがかなり多くありますよね。問合せに関するFAQ(Frequently Asked Questions:よくある質問とその回答集)を溜めておくルームを作り、各々が受けた問合せ内容とその回答を共有していくと

😊 今庁内でどんな問合せが多いのか、チーム全員が即時に把握できる

😊 新人でもFAQを見て、過去に来た内容と類似の問い合わせに対応できる

といったメリットがあります。

 

弊社パブリテック事業部のメンバーも、問い合わせ対応メモのルームを作って、日々FAQを溜めています。キーワード・発言者・期間を指定して検索できるので、確か前に同じような問い合わせがあったぞ…というときは、FAQルームや過去の対応時の回答を参考にすることが多くあります。

 

また、トライアル中の自治体様から聞いたお話で、とてもいい取り組み!と思ったのが、勉強用のナレッジ共有ルームです。

これは勉強になる!と思ったWeb記事やネットニュースのURLや、参加したセミナー・勉強会の資料などを、メンバー同士でどんどん共有しているそうです。メンバー全員で情報を持ち寄れば、一人で情報収集するよりも圧倒的に効率がよく、自分だけでは得られなかった学びがありそうです。共有された情報の中で、分からないことはすぐにトークルーム内で質問すれば、質問した本人以外の理解も深まるので、素晴らしい取り組みだなと思いました!

😊 誰かひとりでも「役に立った!」と思ったら、価値のあるアウトプットですよね

 

今回は、今日からでもすぐに試せそうな使い方を4つ紹介させて頂きました!

これからもっとたくさんの、色んな事例を聞きたいと思っているので、うちではこんな使い方してるよ!こんな風に業務の役に立っているよ!という声をぜひみなさんから教えて頂けたら嬉しいです!これから活用するぞーという方は、ぜひこの記事で紹介したトークルームを作ってみてくださいね!