LoGoチャットを使うと職員1人あたり平均年間98時間の業務削減効果が!【自治体職員約1,300名への調査結果】

職員1人あたり平均年間98時間の業務削減効果を試算
自治体向けビジネスチャット「LoGoチャット」を利用する自治体職員1316名(9自治体)を対象にした業務効率化の効果を調査し、試算結果を公表しました。

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LoGoチャット効果試算の結果グラフ

※調査対象自治体:新潟県長岡市、福島県伊達市、埼玉県川口市、神奈川県横須賀市、神奈川県小田原市、大阪府茨木市、大分県佐伯市、熊本県宇城市、東京都多摩市(有効回答数:計1316名)

<効果試算の結果まとめ>
職員1人あたり平均1日約25分、年間(240日)約98時間の業務削減効果
庁内の報連相(報告・連絡・相談)や会議の日程調整で削減率2割超
印刷・コピー用紙など1人あたり年間約480枚(約4,000円)のペーパーレスにも

LoGoチャットを全庁展開する9自治体の職員1316名を対象にアンケート調査を実施。各種コミュニケーションにかかる平均時間を、電話やメールなどの方法とLoGoチャットを使った場合で比較し、増減時間を算出。各回答の平均値で効果を試算しました!

その結果、1人あたり平均1日24.6分、年間(240日)98時間の業務時間を削減できたことがわかりました。具体的には、報連相(報告・連絡・相談)や会議の調整で2割減、メール対応で18%減などの効果があり、さらにデジタル活用によって、1人あたり平均1週間でコピー用紙約9枚、年間約480枚のペーパーレスにもなりました。

 調査対象自治体のコメント

新潟県長岡市 ~ チャットを使った災害訓練も実施 ~
 1日25分弱の削減効果には驚いています。時間だけでなく、モバイル活用による場所の拘束からの解放を考えると、とても効果は大きいと思います。
 メールでの依頼は「遅い」、電話での相談は「言った/言わない」、対面や会議での意思決定は「関係者の時間を奪う」など、今までのコミュニケーションには苦手な分野がありました。LoGoチャットは、各々の苦手分野を補える点で優れています。
 長岡市では、ビジネスチャットのリアルタイム性とスピード感を活かそうと、災対本部が関係者とトークルームを作成しています。トークルームを作るだけではなく、災害を想定してチャットで送受信する研修を含めた“災害訓練”も行っています。実際に7月豪雨で大雨警報が発令された際には、災対本部から所属長に体制移行の連絡が随時入り、所属長がその連絡を課の職員のスマホに転送していました。土日の警報発令だったにも関わらず、モバイルを活用している職員は、ほぼオンタイムで災対状況を共有できました。


埼玉県川口市 ~ 緊急時の連絡手段やテレワークで活用 ~

電話・メールの代替やコロナ対策への有効性から試験導入しました。導入時期がコロナの感染拡大局面や新庁舎への移転と重なり、当初から連絡手段として積極的に活用され、順調に利用者も増加。業務効率化につながりました。報・連・相の時間削減は実感していましたが、試算効果から改めてチャットの有効性を感じました。
 これまで、会議室の確保などで日程調整には時間がかかっていました。電話対応も、仕事が中断され集中力を欠いてしまいます。電話口のやり取りを関係者全員に展開するのに手間がかかるなど、情報共有が不十分な場合もあり、コミュニケーションロスが発生していました。
 簡単な打合せはチャット上で実施し、スケジュール調整にかかる時間の削減や紙資料のペーパーレスにもつながっています。また、これまで1対1でしていた会話もチャットのトークルームで行うことで、会話自体が記録として残り、ノウハウを蓄積しています。特に、情報共有のみを目的とする会議が不要となりました。さらに、リアルタイム性のあるやり取りができるため、テレワーク職員との連絡にも活用しています。システム障害発生などの緊急連絡も電話ではなくチャットですることで、迅速な対応を取れるようになりました。


大阪府茨木市 ~ 利用職員9割が『チャットが業務に必要』、未読/既読が一目でわかる ~

LoGoチャットを活用している職員のうち9割が、『チャットツールが業務に必要と感じている』と回答したことから、今後、業務でビジネスチャットがなくてはならないので、全職員が利用できる環境を検討していきたいです。
 電話でのやりとりは、1対1のコミュニケーションに限定されてしまいます。メールだと形式にこだわったり、受信に気づかなかったり、既読未読がわからないなど即時性が低いことが課題でした。
 課内の情報共有や伝言メモをはじめ、業務の懸案や指示事項の共有、出先からの連絡や報告、複数の部署での連絡調整などで活用しています。

 

LoGoチャットでの行政のコミュニケーションのデジタル化がどんどん広がっています。