【LoGoチャット導入事例】北海道旭川市 業務効率化だけではない!チームワーク向上にもつながるチャットの効果

LoGoチャットのトライアル導入事例として北海道旭川市様の実例をご紹介。生の言葉のキャッチボールに近いチャットならではのやりとりで相手の思いや本音を引き出すことができ、チームワーク向上につながりました。

今回は、LoGoチャットの導入事例として、トライアル導入自治体である北海道旭川市 総務部行政改革課担当のお二人にお話をうかがいました。

導入に至った経緯や展開時の工夫、導入後の効果についてお話し頂きました!

 

お話をうかがった方

総務部行政改革課 課長補佐 青葉拓哉氏

総務部行政改革課 會津裕介氏

 

北海道旭川市

◆人口:33万1,645人(令和2年12月1日現在)

◆世帯数:17万8,050世帯(令和2年12月1日現在)

◆予算規模:2,752億5,989万2000円(令和2年度当初)

◆面積:747.66km²

 

行政改革課の主な業務について教えてください

行政評価や指定管理者制度、組織体制の見直しのほか、行財政改革推進プログラムに基づいて、仕事のやり方をアップデートしていくのがメインの業務です。

 

LoGoチャット導入について、どのような課題や背景があったのでしょうか

当市では、今年4月に行革プログラムを刷新し、スマート自治体への転換を掲げています。

将来的に懸念されている労働力不足に備え、ICTを活用した業務効率化の必要性を感じていました。

 

LoGoチャットを検討した経緯と、導入を決めた理由を教えてください

ICTを活用した業務効率化推進のため自治体通信などで情報収集を行う中で、LoGoチャットというツールがあると知りました。

今まで業務の中でチャットは使っていなかったのですが、試験的に導入した自治体の削減効果を見て、当市でも同様の効果が得られるかもしれないと、導入の検討を始めました。

これまで日常業務に課題意識を持っていなかったのですが、他自治体の削減効果を見たことで、電話やメールって不便なところがあるなと、課題に気付きました。

役所は、「失敗したらどうしよう」となかなか最初の一歩が踏み出せないところがありますが、トライアルで実際に使ってみて、効果を感じて決められるというのが大きかったです。

 

導入後の変化・効果についてお聞かせください

他のビジネスチャットは基本的にインターネット環境での利用ですが、LGWANで使えるというところが日常の業務で使いやすいと感じました。

また既読機能によって、これまでは資料を見ているかどうかをいちいち電話で確認していましたが、その手間もなくなりました。外勤先とのデータの共有も楽になり、今まではメールでは10MBまでしか送れなかったものが、20MBまで送れるようになった、この差は結構大きいです。

コロナ関連の保健所とのやりとりも、LoGoチャットで行っています。以前は報告書を使っていましたが、LoGoチャットで代替することで、報告書をなくした業務もあります。

また、モバイルアプリも大体500人くらいの職員が使っており、土木や農政、消防関係など、現場に赴くことが多い課で連絡が取りやすくなったという声が寄せられています。

 

定量的な効果について

トラストバンクの協力のもと、当市におけるLoGoチャットの効果測定を行ってみたところ、一人当たり1日18.1分、年間約73時間の業務削減効果がありました。電話・メールでそれぞれ年間13時間ずつくらい減っています。

人件費に換算すると、一人当たり年間15万円くらいの削減効果になり、効果の大きさに驚いています。

 

メールではありえない嬉しい効果も!

一回チャットに慣れてしまうとメールを使う気がしないですね…。

チャットで会話をしていると、軽いオフサイトミーティングのような雰囲気になることがあります。相手の思いや本音が出てくることがあり、それはメールでは起きにくく、生の言葉のキャッチボールに近いからこそ生まれる効果だと感じています。対面よりも意見を言いやすい人もいますし、グループ機能を使えば、それがさらに増幅する感じがします。改革を成功させるためには思いのベクトルを合わせていくことが大事なので、所属の違う職員や上司も交えて、チームワークの向上につながっていると実感しています。

 

展開時に工夫したこと

比較的スッと使ってくれる職員もいるのですが、新しいことに後ろ向きの人はなかなか使ってくれないという課題がありました。

そこで、トラストバンクから提供してもらった資料を抜粋して、簡単な使い方紹介資料を作りました。どんなことに使ってよいのかわからないという声もあったので、具体的なユースケースを3つくらいピックアップして、事例集やFAQを作って配付しました。

 

▼作成した使い方紹介資料(一部)

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 導入後~多くの職員に使ってもらえるようになるまで

最初は総務部だけで、100アカウントでスモールスタートをしました。そこから一か月くらいで、約2100アカウントを作成し全庁的な運用を開始しました。最初使ってくれたのは半分くらいでしたが、部課長グループなどを用意して、活用してもらえる環境を整えるなどして、利用者を増やすことに努めました。

 

今後はどのような業務での活用を検討されていますか

ペーパーレス化推進にも、LoGoチャットは有効だと感じていますので、庁内での簡易な決裁でLoGoチャットを活用できないか検討しています。

また、LoGoチャット上で全国の自治体職員と情報交換もできるので、こちらも活用し
て、他市の取組等も参考にしながら行政改革を進めていきたいと考えています。

 

▼自治体通信 Vol.28(2021年2月号)に掲載されたこちらの記事もぜひご覧ください

https://www.jt-tsushin.jp/interview/jt28_trustbank/

★旭川市様が作成された使い方紹介資料は、参考資料としてパワーポイントでのご提供が可能です。ご希望の方は、サポートルームよりお問い合わせくださいませ。