皆さん、こんにちは。パブリテック事業部 カスタマーサクセスチームの黒瀬です！
今回は、ふるさと納税業務におけるLoGoチャット活用方法について、大分県臼杵市の堤さんにお話を聞きました。
以前、「ふるさと納税の活用事例」の記事をご紹介させていただきましたが、実際に臼杵市ではどのような使われ方をしているのか、具体的にご紹介させていただきます。
便利なツールを活かすも殺すも自分次第
LoGoチャットに情報を一元化することで
円滑で効率的なコミュニケーションが可能に
臼杵市役所 秘書・総合政策課 企画グループ 主任 堤 大地 氏
臼杵市では、ふるさと納税担当部署内の情報共有や、一部の返礼品事業者や運送業者との連絡において、LoGoチャットを活用することで、業務の効率化を実現できています。
まず、ふるさと納税担当部署内の情報共有について、これまで電話メモ等の様々な情報共有時には、付箋または口頭によるものがほとんどでしたが、それらをチャットで行うことで、単純に手間がかからなくなり、記録にも残るため確認漏れ等がなくなりました。 （先日リモートワークをした際も、大活躍でした！）
また、返礼品事業者への連絡は主にメールやFAXで行っていましたが、連絡の到達確認を行うことも多く、かなり手間がかかっていました。電話での連絡に関しても、相手の都合に左右されることや、連絡内容については記録に残らないことから、不便な場面も多々ありました。
しかし、それらをチャットに一元化することで、今まで抱えていた課題がすべて解消され、かなり円滑で効率的なコミュニケーションをとることができています。（事業者さんからも喜ばれています）
今回導入して感じたのは、「この便利なツールを活かすも殺すも自分次第」ということです。 導入当初は、便利なのは十分にわかってはいるけど、どう活用すればいいかわからず、LoGoチャットのポテンシャルを全く引き出せていませんでしたが、一歩踏み込んで積極的に活用してみることで、便利さを肌で感じることができました。 今後も継続して活用することで、更なる業務効率化に努め、前例踏襲にとらわれずに無駄を省いていきたいと思います。
では、ここから実際にどのような使い方をしていたか、実際の画面を見ながらご紹介させていただきます。
Case.1：寄附者問合せ編
年末は特に、寄付者からのお問い合わせが激増します。そんな時、チーム内でどのような対応をするのか、「ノート機能」を活用してまとめておくと便利ですね！
ノートは、同じルーム内にいるメンバーが誰でも閲覧でき、また編集・削除することが可能です。
年末の郵便振替希望者への対応方法をノートで共有
お礼の品の年末年始の配送対応について
事業者様の休業日をノートで共有
寄付者からの電話対応メモを関係者内で共有
Case.２：事業者コミュニケーション編
事業者・生産者、中間団体とのコミュニケーションは、ふるさと納税業務では欠かせません。特にお礼の品に関する問合せへの対応は迅速に行う必要があります。臼杵市様での実際のやりとりの様子を見てみましょう。
【注意】個人のSNSアカウントは危険です
個人のSNSアカウントは、第三者にアカウントを乗っ取られるリスクや、盗難・紛失した際の情報漏洩のリスクもあります。特に事業者様とのやりとりは寄付者様の情報を取り扱うため、個人SNSを利用しての連絡は非常に危険です。LoGoチャットなら、セキュリティ対策もバッチリ！また、公的なやりとりになるので引継ぎの際にも便利です。
いかがでしたか？ 臼杵市様では、ふるさと納税のメンバー間、事業者、配送業者と幅広くアカウントを展開し、LoGoチャットを使って、迅速なコミュニケーションを実現していました。ぜひ、皆様の自治体でも参考にしてみてくださいね。
臼杵市の堤さんご協力どうもありがとうございました！
▼ふるさと納税業務での活用方法について紹介した過去記事もぜひご覧ください
