皆さん、こんにちは。トラストバンク パブリテック事業部 カスタマーサクセスチームの佐野と申します。
今回は、LoGoチャットを効果的に使いこなすために知っておきたい4つのポイントをご紹介したいと思います。
自治体で働くみなさんは、これまでメールやグループウェアのメッセージ機能を使ってコミュニケーションをとってきたという方が多いのではないでしょうか。
メールやグループウェアの延長線としてLoGoチャットを利用したくなってしまうところですが、そうすると思った以上に効果が出なかったり、単純に連絡手段が1つ増えただけで煩雑に感じてしまったりということがあるかと思います。
LoGoチャット、およびビジネスチャットを業務で効果的に活用していくためには、他のツールとは異なるお作法やちょっとしたコツがあります！ぜひ今回ご紹介する4つのポイントを意識して使ってみてください！
- ポイント①件名・宛名を書く必要はありません。
- ポイント②毎回、名乗ったり、決まった挨拶をする必要はありません。
- ポイント③締めの挨拶や署名も必要はありません。
- ポイント④カジュアルにチャットでも気遣いと思いやりを忘れずに。
- 最後に
ポイント①件名・宛名を書く必要はありません。
メールやグループウェアのメッセージ機能を使用していて毎回手間に感じるのが件名・宛名の入力ではないでしょうか。
「今回のメール、件名はどうしよう」「相手が一目見てわかる件名は何だろう」「どうすれば早く見てもらえるだろう」と、件名一つにしても考える幅も広く、考えているとあっという間に時間が経ってしまいますよね。
宛名も「□□部○○課△△係●●さん」とタイピングして、途中変換をミスしたり誤字・脱字したりすると、それだけでそれなりの時間が経ってしまいます。
チャットを利用する際には、件名や宛名を書く必要はありません。
長い文章の際には「～の件ですが」と一言添えた方が親切ですが、短い文章の場合はさっと読めてしまうので、逆に件名を書かない方が読みやすいケースが多いです。（自分自身も文章を打つ時間を節約できます。）
最初は慣れないかもしれませんが、チャットではぜひ本題から入るようにしてみましょう。
ポイント②毎回、名乗ったり、決まった挨拶をする必要はありません。
件名や宛名の後に毎回書く自身の名乗りや挨拶。
「総務部総務課の〇〇です」と書くのは結構手間ですし、「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」と書くだけでも時間がかかりますよね。
単語登録機能を活用している方もいらっしゃるかと思いますが、それでも毎回書くとなると非常に手間を感じます。。
LoGoチャットを利用する際には、こういった名乗りや挨拶も書く必要はありません。
わざわざ書かなくても、自身の名前が添えられてメッセージが送られます。
（皆さん、日常的に利用しているチャットでも名乗ったりしないですよね？）
挨拶に関しても基本的に書く必要はありませんが、久しぶりに連絡を取られる際や、勤務時間外に連絡する際、勤務開始時間間近などは、書いた方がいい場面もあります。
ポイント③締めの挨拶や署名も必要はありません。
そして文書の最後に待ち構えているのが締めの挨拶や自身の署名ですね。
署名なんかは予め設定しておくことで自動的に入力されるので、あまり気にならないかもしれませんが、締めの挨拶は非常に面倒に感じますよね。
「以上、よろしくお願いします」「今後ともよろしくお願いします」「引き続きよろしくお願いいたします。」と、いくつかのパターンがあるかとは思いますが、今回のメールやメッセージ全体のトーンからどの定型文が適切かを考えたり、長い定型文をタイピングで打ち込んだりと、指が疲れてしまいます。。
LoGoチャットで連絡をする際には、こういった締めの挨拶や署名も不要です。署名については、先ほどの名乗りの箇所でも書きましたが、自身の名前が添えられてメッセージが送られますのでわざわざ書く必要はありません。
締めの挨拶に関しても、メールやグループウェアのメッセージ機能と違い、チャットは短文で日々の対面や電話でのコミュニケーションを代替するものなので、基本的に書かなくてOKです。
もちろん、一通りのやり取りを終えて相手に何かを依頼した際や時間を割いてもらった際には「よろしくお願いいたします。」や「ありがとうございます。」の一言は添える方がいいかと思いますが、対面や電話の際も、毎回発言する度に「よろしくお願いいたします。」とは言いませんよね。
ポイント④カジュアルにチャットでも気遣いと思いやりを忘れずに。
最後のポイントは、チャットで文章を書く場面すべてに共通するものです。
定型的な文章を書くことの多いメールやグループウェアのメッセージ機能とは異なり、これまで見てきたポイントを押さえてLoGoチャットを利用すると、非定型でカジュアルな文章となるため、ややもすれば相手に失礼な印象を与えてしまう場面もあります。
そういった印象を与えてしまわないように、相手へ配慮する気持ちや感謝の気持ちを丁寧に表現しましょう。「いつもありがとうございます。」「お手数おかけします。」「お忙しい中すみません。」といった言葉で表してもよいと思います。
ただ、言葉だけだと、メールやグループウェアのメッセージ機能と同様に相手に冷たい印象や少し壁がある印象を与えてしまうことも多いかと思います。
そんな時は、ぜひLoGoチャットならではの、スタンプ機能を活用してみてください！
LoGoチャットはいつでも気軽に利用できるからこそ、送る相手のことを考え、勤務時間外に送る際は配慮したり、なかなか返信が来なくても怒らないようにしたり、お互いに気持ちよくコミュニケーションできるように心がけましょう。
最後に
これまで挙げてきたポイントをしっかり押さえて利用されると、メールやグループウェアのメッセージ機能では味わえなかったコミュニケーションスピードの速さを実感していただけるようになるのではと思います。
とはいえ、これらのポイントを一人だけ理解して実践しても、これまでのコミュニケーションのスピードと大差がなかったり、もしかするとただ失礼な印象をただ持たれてしまったりという可能性があるのも事実です。
(例．メールを使い慣れている人が「挨拶も名乗りもなくいきなり本題とは失敬な！」と感じる 等)
LoGoチャットを導入して現在高い効果を生み出されている自治体さまでは、上記の点も含めたLoGoチャット利用時のマナーやルールを定め、利用者全員に周知をされています。（また具体的な事例紹介は別の記事でご紹介します！）
ぜひ個人ではなく関係者全員で上記のポイントを心がけ、気持ちのいい、そして迅速なコミュニケーションの実現を目指していただければと思います！
