神奈川県寒川町 議員のタブレット・スマートフォン利用で情報共有の迅速化!

 寒川町では、議会事務局・議員間での連絡のため、議員に配布しているタブレット端末と個人のスマートフォンでLoGoチャットをご利用いただいています。LoGoチャットの導入で従来の連絡手段からどう変わったのか、議会事務局のお二人にインタビューしました!

(取材日:令和3年10月20日)

 

f:id:shota_tb:20211105124923j:plain

 

◆お話をお伺いした方

議会事務局 鈴木 純一氏(左)
      牧田 道則氏(右)

 

神奈川県寒川町
◆人口:48,513人(令和3年10月1日現在)
◆世帯数:20,119世帯(令和3年10月1日現在)
◆予算規模:148億6500万円(令和三年度当初)
◆面積:13.42km²

 

■はじめに、アカウントの配布状況について教えてください。

議員と議会事務局が参加する組織と議会事務局職員のみが参加する組織を分けて運用しており、議会事務局職員では5名、寒川町議員については全18名に配布しています。モバイルアプリについても、議員全員に配布しているタブレットとその他、議員個人のスマートフォンにもほとんどの方がインストールしている状況です。

 

■現在、どんなトークルームを作成されていますか。

全議員と議会事務局職員の全体共有用トークルームだけでなく、委員会や会議毎に分けてルームを作成しています。トークルームを作成する際のルールは特に定めていませんが、議会事務局職員は基本的にはすべてのルームに参加し、情報共有ができるようにしています。

 

■LoGoチャットの具体的な活用シーンを教えてください。

主に会議日程の案内で利用している他、ファイル共有ソフトに資料をアップロードした際の連絡、災害時の連絡、意見照会などでも活用しています。会議の日程調整は、全体トークルームに開催日を案内し、既読状態を確認し必要に応じて個人にも連絡を行っています。

f:id:shota_tb:20211105130022p:plain

議会事務局と議員の参加する全体ルームで情報共有



■議員に導入する上で工夫されたことはありますか。

最初は、事務局側で議員18名のタブレットのセットアップを行いました。個人のスマートフォンには、各自インストールしてもらいました。操作方法については、導入時に簡単な説明を行いましたが、普段プライベートでSNSも利用されている方が多かったため、スムーズに導入できたと感じています。以前よりタブレットを配布していたこともあり、新しいツールへの抵抗感がそれほど高くなかったことも理由のひとつかもしれないですね。
利用時のルールについては、既読状態が確認できるので、「事務局からの連絡に対しては、確認した等の返信は不要」と案内して、それ以外はルールを設定せず自由に使ってもらっています。

 

■どのような導入メリットを実感していますか。

電話やメールといったこれまでの連絡手段では、個別連絡の手間がかかり、電話時に不在で会議の日程調整が進まない、またメールの内容を確認されているかがわかりにくいという問題がありました。LoGoチャットであれば、連絡事項をグループ毎に共有できるので個別連絡の労力が減り、連絡漏れも防げるので安心です。
また、情報共有の即時性が求めれらる情報を連絡できることも大きいと感じています。事務局からの連絡事項については、議員に配布しているタブレットのファイル共有ソフトに資料をアップロードし、1日1回確認していただく運用です。しかし、タブレットをいつも持ち歩いていない方もいるので、情報共有の即時性に懸念がありました。LoGoチャットを使用することで普段使っている個人のスマートフォンのモバイルアプリから通知が届くので、情報共有がかなり速くなりましたね。
議員からは新しいツールに反対する声もなくLoGoチャットを好意的に受け止めていただいていますし、普段利用しているSNSと似たような操作感で、ポップアップで通知されるということもあり、LoGoチャットの導入を機にガラケーからスマートフォンに切り替える議員もいたほどです。

f:id:shota_tb:20211105132330p:plain

スマートフォン・タブレットでも常に情報を確認!

 

 

寒川町様、ありがとうございました!


他の自治体様での議会での活用事例として、幹部職員に配布しているタブレットにLoGoチャットアプリをインストールし、議場から一般質問の回答する際など、自席にいる職員からLoGoチャットで参考資料の共有をしてもらうのに活用しているといったお話もうかがっています。

 

寒川町様の事例をまとめた、庁内展開用のA4資料がございます。

ご希望の方はサポートルームよりお声掛けください!