LoGoチャットはデスクトップアプリケーションだけでなく、モバイルアプリケーションも完備しています。北本市では、庁内での利用にとどまらず、モバイルアプリを活用して、現場と庁内で効果的に連携を図っています。今回は建設課での具体的な活用方法を中心とし、庁内展開を活発にするヒントについてもお話しいただきました！
（取材日：令和3年10月26日）
◆お話をうかがった方
行政経営部行政経営課 主事 神山 涼 氏（写真左）
都市整備部建設課 主任 佐藤 泰樹 氏（写真右）
埼玉県北本市
◆人口：65,817人（令和3年10月1日現在）
◆世帯数：29,848世帯（令和3年10月1日現在）
◆予算規模：214億9200万円（令和3年度当初）
◆面積：19.82km²
■はじめに、アカウントの配布状況について教えてくだい。
北本市としては、正規職員全員の他、必要に応じて会計年度任用職員にも配布をしています。モバイルアプリは任意となっていますが、庁内のほとんどの職員が個人用端末にインストールしている状況です。
建設課でも、現場から庁内職員と連携できるため、モバイルアプリ利用者が多いです。
■建設課では現在、どんなトークルームを作成されていますか。
建設課全体へ情報共有する「全体共有用トークルーム」、業務別に分けたルームも作成し、プロジェクトの情報伝達や進捗管理を行っています。例えば、業務別ルームの1つである総合計画成果指標設計WGでは、通知や議事録などを共有し、チャット上でも意見交換を行っています。また、LoGoチャット導入前は、現場写真を庁内パソコンに取り込むのもひと手間でしたが、今は、スマホで撮った写真を自分専用のメモ帳として利用できるメモ帳ボットを介して庁内PCに取り込んでいます。
■LoGoチャットの具体的な活用シーンを教えてください。
建設課内では業務連絡の他、図面・設計書のCAD等のデータ共有ツールとして活用しています。また住民から道路陥没や倒木などの連絡があった際には、現場から写真を共有して庁内の職員に対応方法の確認や応援の要請をする他、HPに情報掲載が必要な場合は、他部署との連携にも役立っています。特に対応前と対応後なども関係者に対し、時系列に写真で共有することで、連絡・報告・相談が非常にしやすくになりました。
今年度、機構改革により建設課に道路課・下水道課が統合されたのですが、LoGoチャットのおかけで、広範囲にまとめて連絡ができるので非常に便利です。
メモ帳ボットについては全庁でも活用していて好評です。例えばLGWANで受け取ったメールにインターネットのURLが載っている際など、これまではLGWANからインターネットにURLを送る手間がありましたが、メモ帳ボットによってかなり楽になりました。
■どのような導入メリットを実感していますか。
現場報告について、電話や口頭では内容が伝わりにくいケースがありますが、LoGoチャットであれば、チャットと写真で報告ができるので、情報共有のスピードが上がり、情報が正確に伝わるようになりました。また、現場写真の共有においても有用性を実感しています。以前はデジカメで撮影した写真について、庁内に戻ってからデータを取り出す必要がありましたが、モバイルアプリで現場からすぐに各トークルームやメモ帳ボットへ共有できるようになったので、写真の取り込みや庁内職員への連携が楽になりましたね。
組織全体としては、チャットの利用が広まったことで少しずつ考え方の変化が起きていると感じています。例えば、これまで休暇の連絡は電話報告が必要とされていましたが、チャットの連絡が認められるようになり、急な休暇の連絡も自宅からすぐに連絡ができるようになりました。
■今後検討している新しい使い方があれば教えてください。
建設課としては、ノート機能を使って工事の施工前後や経過について記録し、工事報告と合わせて議会で質問があった際の回答対策として活用したいと考えています。さらに、現在電話で受けている住民からの通報について、今後はトライアル利用中のLoGoフォームの位置情報連携機能を活用し、市民がWebフォームから道路の補修箇所などの通報を行えるようにしたいと思っています。
■北本市の庁内展開成功のポイント
庁内のDX推進については、各課にDX推進担当の配置を検討しており、新しいツールを導入した際の窓口として活用を広めてもらうだけでなく、今後は各課での新たな活用事例の情報収集も担当を通じてできるように、計画を立てているところです。
北本市では以下の5つのポイントを押さえながら、庁内展開を推進しました。
ポイント１：導入当初に簡単すぎるぞLoGoチャットマニュアルを配布と合わせて、北本市様独自のログイン方法マニュアルを作成し配布。
ポイント２：新しいソリューションを導入した際に、運用担当課と興味関心の高い職員との間でソリューション毎の「研究会」トークルームを作成して、各課の活用案などを議論し、導入時の予算要求時参考資料とするための情報収集をしている。
ポイント３：マニュアルを置いているだけでは、活用が進まないため、運用担当者様からLoGoチャットの様々な活用方法を各課のLoGoチャットをよく理解している職員へ直接お伝えし、その方からさらに課内で広めてもらうことで利用を促進。
ポイント４：年齢が高い職員に対しては、課内の職員がサポートをしながら活用を広めている。
ポイント５：無害化ボットの使い方の応用として、ゲストアカウントを発行していない外部事業者に対し無害化ボットのデータアップロードURLを送付して、データを受け取っている。
メリットとしては、メールよりも受け取れる容量が大きいことと、添付されると通知が来るので、通知がない場合はリマインドをかけることができる点がある。
■作成者のコメント
建設課様では、LoGoチャットモバイルアプリによる現場と庁内職員とのスムーズな情報連携が行えるようになったことで、これまでの課題解決に繋げている素晴らしい活用方法をお伺いすることができました。現場からの写真共有や、メモ帳ボットを活用した写真取込は他自治体様でもすぐに活用できる事例になっていると思いますので、ぜひ参考にしていただきたいです。
また、北本市様組織での広め方についても、運用担当課様から各課のLoGoチャットに興味関心の高い職員様へ発信していくことで課内の活用を活発化させており、LoGoチャットの利便性を伝える運用担当課様とそれを実施に試してくれる各課の職員様の繋がりもLoGoチャットの活用を広げるためには大切だと感じました。
これからもさらにチャット文化が根付いていくことで、業務改善や課題解決に繋げてもらいたいと思います。
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※資料のお渡しは自治体様に限ります。
