【LoGoチャット導入事例】茨城県笠間市 消防本部・消防団との連携を実施。災害時だけでなく、事務連絡など日常のやり取りにも活用!

笠間市様では、庁内職員のほか、消防本部・各分団長にもアカウントを配布し活用されています。今回は、災害時の連携方法だけでなく、平時での連携方法や展開の工夫についてもお話いただきました!

(取材日:令和4年8月25日)

 

◆お話をうかがった方

消防本部 大熊 光司氏(写真左)

下水道課 川井 久典氏(笠間市消防団分団長)(写真中央)

デジタル戦略課 課長補佐 長谷川 尚一 氏(写真右)

 

茨城県笠間市

◆人口:72,113人(令和4年8月1日現在)

◆世帯数:29,418世帯(令和4年8月1日現在)

◆予算規模:56,434,907千円(令和4年度当初)

◆面積:240.4km²

 

■はじめに、アカウントの配布状況について教えてください。

笠間市では、庁内職員用の「茨城県笠間市」組織とは別に、災害連携用として「災害連絡用」組織と「笠間市消防団」組織を作成しています。

「災害連絡用」組織では、主査以上の職員にアカウントを配布し、利用しています。「笠間氏消防団」組織では、消防団幹部や市消防団担当の他、市内全33分団の分団長と女性消防団の分団長にアカウントを配布し、利用しています。

 

■LoGoチャットを利用しようと思ったきっかけを教えてください。

もともと消防団員との連絡にはメールソフトを利用していましたが、消防団での契約だったため、消防団担当でツールを準備する必要性を感じ、連絡手段に利用できるツールがないかと探していました。その中で、デジタル戦略課の長谷川からLoGoチャットの紹介を受けまして、利用することにしました。

 

■LoGoチャットの利用を始められる際に、何かルールや規約を作成されましたか?

消防団員の守秘義務を順守しつつ、最大限こういった便利なツールは使っていただきたいという思いから、以下のような規約を事前に作成しました。

運用に関する規約について

 

■現在、どのようなトークルームを作成されていますか。

「災害連絡」組織のトークルームについて

主査以上の職員が参加するこの組織は、「災害連絡グループ」と「大渕水門連絡用」の他、市幹部職員以上のみが参加するルームが作成されています。

具体的に、「災害連絡グループ」は、主査・課長補佐以上の職員や避難所担当等との連絡に利用しています。「大渕水門連絡用」は、水門の開け閉めを行っている消防本部と地域課職員間の相談用に利用しています。

 

「災害連絡グループ」「大渕水門連絡用」のトークルーム

 

「笠間市消防団」組織のトークルームについて

消防団も参加するこの組織では、「消防団(正副団長・本部員)連絡」・「消防団一斉連絡」・「分団長連絡用」・「各分団長との個別ルーム」などを作成しています

「消防団(正副団長・本部員)連絡」では消防団幹部が参加していて、事務連絡などのやり取りをしています。また、幹部と分団長が参加している「消防団一斉連絡」や、分団長だけが参加している「分団長連絡用」のトークルームもあり、分団長宛に訓練の事前連絡、分団長だけに知ってもらいたい情報の連絡などで利用しています。さらに各分団長との個別トークルームも活用しています。災害時やイベントの写真などは、個別トークルームで送ってもらっていますね。

 

「消防団一斉連絡」「分団長連絡用」のトークルーム

 

■LoGoチャットの具体的な活用シーンを教えてください。

「災害連絡」組織は、先日大雨があった際に、各担当から停電復旧状況等の報告用として活用しました。

「笠間市消防団」組織は、主に分団長への事務連絡として活用しています。ワクチン接種依頼や、国や各課からの依頼を資料添付し共有、また訃報の連絡もチャットで行っています。今年は消防ポンプ操法大会が中止となりましたが、操法訓練期間中には、ノート機能を使い、訓練日程の共有なども行いました。

その他、笠間市では消防団に関する各種申請を電子申請で受け付けているため、ノートに各種申請リンクを貼り、共有を行っています。申請リンクには、出動報告や入団届、退団届などがあります。これまで紙で行っていた申請案内を、電子申請のリンクで共有できるので、非常に便利です。

また、日々の訓練で気づいたことの共有は、分団長からLoGoチャットで連絡をもらうこともあります。活動状況を写真付きでタイムリーに見られるので便利です。

 

各種電子申請のリンクの共有ノート

 

分団長に導入する上で工夫されたことはありますか?

最初に難しい説明はせず、簡単に使えるツールであることを伝えたのが良かったのかもしれません。各団長へのアカウント配布の際には、事前にアカウントを発行し説明会を開催しました。説明会では、アカウントのID・パスワードを記載した資料と、アプリダウンロードからログインまでの画面遷移を記載した手順書を配布し、ログインまでの操作を一緒に行いました。

その後、使い方が分からないという連絡があったのは1~2名程度でしたね。基本的には日頃から利用しているSNSと同じように使えると説明をしたので、皆さん簡単に使いはじめられた印象です。

 

ログイン方法についての手順書

 

どのような導入メリットを実感していますか。

消防団担当としては、これまで各種申請等を電話やメールを使って案内していたため、問い合わせが土日にきた場合には週明けに対応するケースがありましたが、LoGoチャット導入後は手元のスマートフォンからすぐに各種申請リンクの共有ができるので、対応漏れが少なくなりました。

緊急の場合もすぐに対応ができるのが便利ですね。特に、インターネット環境からLGWAN環境への写真の取込みには手間がかかりストレスでしたが、LoGoチャットでは写真の取込みが簡単にできるので、時間短縮や、紙の削減にも大きく寄与していて、特に紙については8割ほど削減できたと感じています。

分団長の立場としては、各分団長への連絡に際して、既読・未読機能で情報伝達度合いが分かるようになった点に利便性を感じています。



今後検討している新しい使い方があれば教えてください。

今後、できれば分団員にもアカウントを配布したいとは考えてはいますが、580名程と数も多いので、現在は職員から分団長に連絡をして、分団長から分団員に連絡事項を共有してもらっています。まだそこをどうするかは検討しているところですね。

簡単に情報を共有できるため判断が早くなりますので、今後は位置情報の共有方法なども周知して、消防団でも災害連絡用のルームを作って更に使ってもらえるようにしていきたいと考えています。広報用の写真のストックとしても活用していきたいですね。

 

 

笠間市様、貴重なお話をいただき、ありがとうございました!

笠間市様の事例をまとめた、庁内展開用のA4資料がございます。

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